¿Qué Software de Atención Virtual Existen y Cuál es la Mejor Opción para Empresas?

Las empresas cuentan cada vez con más recursos para brindar una excelente experiencia de servicio. Entre ellos, un software de atención virtual, como el que ofrece Debmedia, permite, además, reducir los costos y aumentar la productividad de los empleados.

Ahora bien, ¿sabes de qué se trata, qué opciones existen en el mercado y por qué implementar esta solución? A continuación te contamos todo esto y mucho más.

Qué es un Software de Atención Virtual

El software de atención virtual es una herramienta  tecnológica que permite la interacción directa y en tiempo real con el cliente, sin compartir el mismo espacio. Es clave para la gestión y fortalecimiento de los lazos con el target y la audiencia, cuando no necesariamente están disponibles los sistemas de atención presencial.

El software de atención virtual posibilita la interacción directa entre el cliente y un colaborador, a fin de solucionar problemas y buscar respuestas de forma rápida, práctica y asertiva.

Comparativa: Conoce las Opciones de Software de Atención Virtual para Empresas que Existen 

El mercado de software de atención virtual creció exponencialmente en los últimos años, incluso, durante los confinamientos de la pandemia, cuando muchas organizaciones debieron optar por el trabajo remoto y dejar de recibir clientes en las sucursales.

Los software de atención virtual se han convertido en un recurso indispensable para la atención al cliente, por lo que es de suma importancia encontrar el más adecuado para cada organización y objetivos. 

Veamos  6 opciones de plataformas referentes en el mercado:

Google Meet

Google Meet es una herramienta pensada para el entorno empresarial y clientes profesionales, sea para fines educativos o comerciales. De igual forma, puede ser utilizada también por grupos de organizaciones no empresariales o didácticas.

Ventajas:

• Tiene capacidad para 100 e incluso 250 personas, según el plan seleccionado.
• Permite compartir pantalla con el resto de integrantes para visualizar diapositivas, documentos y demás archivos.
• Cuenta con una interfaz sencilla y práctica, fácil de usar e intuitiva.
• Se reciben actualizaciones y mejoras constantes en función de una experiencia.
• Es posible grabar las sesiones.
• La seguridad de las reuniones está garantizada por el encriptado de sus transmisiones.
• Es posible colocar subtítulos en tiempo real de las conversaciones.
• Puede ser integrada con otras aplicaciones, como Google Calendar, para planificar reuniones y organizar eventos.

Desventajas:

• Es una plataforma paga y con afiliación a cuentas Google Workspace.
• No dispone de controles para regular el tiempo de las intervenciones y el audio de los participantes.
• La cantidad de personas que participan depende del plan seleccionado.

Zoom Meetings

Zoom Meeting ha sido diseñada especialmente para el uso empresarial debido a que sus salas pueden albergar un gran número de usuarios a la vez. Incluye herramientas que facilitan el control de las reuniones. 

Ventajas:

• Permite realizar videoconferencias, llamadas de audio, salas de chat por medio de ordenadores o dispositivos móviles y grabar las sesiones.
• Cuenta con una interfaz cómoda e intuitiva.
• Permite compartir  pantalla y archivos digitales de cualquier tipo, en tiempo real.
• Acepta hasta 1000 usuarios en una sola sesión.
• Cuenta con una versión gratuita y una serie de servicios adicionales a modo de subscripción.
• Brinda soporte técnico.

Desventajas:

• Las mejores funciones de la aplicación están reservadas para las versiones de pago.
• Es necesario contar con conexión a Internet.
• Puede resultar confuso para quienes no están adaptadas al uso de computadores o este tipo de tecnologías.
• Importantes controversias sobre riesgos de seguridad.

GoToMeeting

Esta plataforma cuenta con todas las herramientas necesarias para ejecutar una reunión de negocios en línea de manera exitosa. 

Ventajas:

• Permite a los clientes verse, compartir presentaciones y chatear durante la reunión.
• Comunicación de audio automatizada.
• Económico y con precio fijo.
• Permite grabar las sesiones e integraciones con aplicaciones como Zapier, Google Calendar e incluso Chrome, entre otras.

Desventajas:

• Requiere de conexión a Internet estable y puede llegar a ocupar mucho ancho de banda.
• Puede resultar difícil el proceso de llamada.
• La calidad del equipo es decisiva a la hora de valorar la eficiencia de trabajo.
• Las funciones premium tienen un costo adicional.
• La opción de chat es algo limitada.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma colaborativa que une diferentes aplicaciones y servicios en un solo lugar. Al tratarse de  un “todo en uno” permite, por ejemplo, generar documentos y compartirlos con el resto del grupo, todo alojado OneDrive, con la posibilidad de modificar de forma colaborativa y almacenar los cambios de forma automática.

Ventajas:

• Permite vincular la cuenta de un usuario con diferentes dispositivos.
• Cuenta con salas de chat intuitivas y fáciles de usar.
• Permite integrarse a Skype for Business para realizar videoconferencias y llamadas de voz.
• Su integración con Planner facilita planificar tareas y marcar objetivos en un calendario al que todo el equipo de trabajo tiene acceso.
• Ofrece la posibilidad de añadir aplicaciones de terceros a su plataforma (Twitter, Trello, RSS, Yammer, entre otras).
• Está vinculado con Office 365.
• Cuenta con un plan gratuito.

Desventajas:

• Es indispensable contar con conexión a internet.
• No permite crear equipos de trabajo con más de 300 usuarios.
• No todas las funcionalidades se incluyen en la versión free.
• La interfaz resulta poco intuitiva.

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings es usada en el mundo empresarial para reuniones virtuales. La característica más destacada es su pizarra virtual: una vez iniciada la llamada, se puede optar por compartir la pantalla como un espacio en blanco y luego usar una amplia gama de herramientas de dibujo, texto y formas geométricas, de manera colaborativa. 

Ventajas:

• Permite llevar a cabo videoconferencias en HD con hasta 100 participantes, compartir pantalla y usar salas de chat privadas.
• La versión gratuita es bastante completa.
• Buena seguridad.
• Facilidad de uso.
• Es posible agregar automáticamente reuniones de Webex programadas al calendario u obtener un recordatorios.

Desventajas:

• Costo elevado para más funcionalidades.
• La conexión por modem no es suficiente.
• Presenta algunos problemas de usabilidad: el servicio de voz no es óptimo y la transferencia de archivos, lenta.

Atención Virtual de Debmedia

El nuevo módulo de atención virtual de Debmedia está pensado para todas aquellas organizaciones que requieran atender a los  clientes de forma remota y física desde la misma interfaz. Además, permite usar los equipos de atención actuales y ajustarse a los nuevos flujos de atención. 

 

Ventajas del Software de Atención Virtual:

• El preatendedor direcciona al cliente al canal más eficiente, según la gestión que necesite llevar a cabo.
• Es de configuración rápida y dinámica.
• Funciona en cualquier dispositivo con sistema Android o iOS.
• Es posible grabar las videollamadas y quedan almacenadas en el servidor Cloud que el cliente prefiera.
• Seguridad con certificación de Normas ISO 7001.
• Permite desplegar un chat para ir conversando en forma simultánea.
• Se pueden enviar archivos adjuntos y compartir la videollamada a través de un enlace a un tercero.
• Se adapta a las regulaciones de cada país.
• Brinda soporte técnico.

Con el nuevo módulo de atención virtual de Debmedia es posible atender a los  clientes de forma remota y de forma física desde la misma interfaz. 

¿Cuál es la Mejor Opción entre los Software de Atención Virtual para tu Empresa? 

DebQ ofrece algunas diferencias en cuanto atención virtual con otras plataformas (Teams, Zoom, Meet) que lo convierten en la mejor opción:

 

• Es integrable al flujo de atención, ya sea por API o iframe (web)

 

El módulo cuenta con un preatendedor que lleva a cabo un filtro previo seleccionando el tipo de cliente o gestión a realizar. Además, permite hacer una fila de llamadas donde el cliente sigue su turno en tiempo real. Una opción 100% online, que no requiere de ninguna App.

 

• Es eficiente para todos los usuarios (empresa y cliente final)

 

Tus clientes ganan en comodidad y eficiencia para la atención y el equipo interno optimiza tiempos de trabajo y flujo de la sucursal Sin aumentar el equipo, DebQ optimiza los representantes disponibles para la atención: ya sea en línea, presencial o entre sucursales.  

 

• Proporciona métricas de performance

 

Brinda estadísticas de, por ejemplo, cantidad de atenciones; tiempos de espera, de atención y ociosos, número de trámites atendidos.

En caso de implementar también  el módulo de encuestas de Debmedia, es posible conocer los resultados de encuestas de satisfacción vinculadas a cada uno de los usuarios, en relación tanto a la atención virtual como presencial.

 

• Combina atención virtual y presencial

 

Permite atender de forma presencial desde el mismo dashboard y así optimizar tiempos ociosos en sucursal. Esto es sumamente  positivo para aquellas empresas que trabajan en la experiencia phygital. 

Conclusión

Para brindar las mejores experiencias es importante contar un software de atención virtual simple, con funcionalidades orientadas a acceder, actualizar y analizar los datos relevantes de los clientes, así como a permitir la integración con los canales de comunicación de la empresa para colaborar en la mejora de los resultados.

Como siempre, se trata de encontrar la mejor opción conforme las necesidades prioritarias que como paso previo a la incorporación del desarrollo hayas determinado. 

Además, trabajar con objetivos SMART respecto de un cambio de este tipo permite medir en el corto y mediano plazo los beneficios y rendimientos en la rentabilidad de la incorporación.

Debmedia te ofrece todo lo que necesitas para hacer la diferencia. No dudes en consultarnos.

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