Si bien el uso de videoconferencia no es algo nuevo, la realidad vivida a causa de la pandemia con Covid-19, ha hecho del programa de videollamada, o atención virtual, una herramienta imprescindible para las empresas, e incluso a nivel personal, en tanto medio de comunicación.
El programa de videollamada o atención virtual es, en la actualidad, una herramienta imprescindible para las empresas, e incluso a nivel personal, en tanto medio de comunicación.
Ahora bien, ¿estamos seguros al usar esta herramienta?, nuestros datos personales y la información que compartimos por este medio, ¿cuentan con la privacidad necesaria?
La Importancia de la Seguridad en los Programas de Videollamada o Atención Virtual
Las videollamadas no han escapado de los siempre presentes ciberdelincuentes. ¿Por qué habrá ocurrido, entonces?
El descuido de las empresas en cuanto a seguridad las hace presa fácil de los oportunistas que hacen “caja” a partir de datos personales o información profesional secreta y de valor, que luego venden o usan como medio de extorsión.
Tabla de contenido
- 1 Recomendaciones de Seguridad que Deberías tener en Cuenta a la Hora de Contratar un Programa de Videollamada
- 1.1 Evita los Programas de Videollamada o de Atención Virtual Gratuitos
- 1.2 Busca programas de Videollamadas que Funcionen con Invitación para Acceder a la Reunión
- 1.3 El Programa de Atención Virtual debe Permitirte Activar sala de Espera y Bloquear la Reunión
- 1.4 Cuida los Medios y a Quienes Compartes el Enlace de Acceso a la Videollamada
- 1.5 Ten Cuidado con lo que Compartes Durante la Videollamada
- 1.6 Elige un Proveedor del Programa de Videollamada o Atención Virtual que realice Actualizaciones Permanentes
- 1.7 Busca un Programa de Videollamada con Cifrado de las Comunicaciones
- 1.8 Conocer la Política de Privacidad de la Herramienta
- 1.9 Elige un Proveedor del Programa de Videollamada o Atención Virtual de Confianza y/o Reconocido
- 2 Conclusión
Recomendaciones de Seguridad que Deberías tener en Cuenta a la Hora de Contratar un Programa de Videollamada
Es sumamente importante que el programa de videollamada elegido sea flexible a la hora de configurar los medios de seguridad y prevención necesarios para una empresa en particular.
Es importante que el programa de videollamada que elijas sea flexible a la hora de configurar los medios de seguridad y prevención necesarios para tu empresa en particular.
Veamos algunas recomendaciones útiles al momento de contratar el servicio:
Evita los Programas de Videollamada o de Atención Virtual Gratuitos
¿Por qué?
Las opciones básicas y gratuitas no permiten configurar las condiciones específicas de seguridad que una empresa necesita.
Es recomendable optar por un programa de videollamada verificado y a la medida de las necesidades, que cuente con las propiedades adecuadas para hacer un uso seguro del servicio.
Es recomendable optar por un programa de videollamadas verificado y a la medida de las necesidades del negocio o empresa.
Busca programas de Videollamadas que Funcionen con Invitación para Acceder a la Reunión
¿Quieres organizar una reunión segura? Envía una invitación para ingresar al evento a todos aquellos que deberán estar presentes.
La importancia de esa opción radica en que al incluir el link y la contraseña para acceder a la reunión se obtiene una forma segura de evitar que terceros no autorizados consigan el acceso.
El Programa de Atención Virtual debe Permitirte Activar sala de Espera y Bloquear la Reunión
De esta manera puedes activar la sala, añadir a los participantes en un entorno previo y, como administrador, comprobar la identidad de los asistentes. Luego, se da paso a los invitados a la reunión y se deniega la entrada en caso de alguien no autorizado.
Finalmente, se bloquea el acceso a la reunión para evitar intrusos que puedan interferir o espiar las reuniones.
Cuida los Medios y a Quienes Compartes el Enlace de Acceso a la Videollamada
Compartir el enlace entre los participantes de una videollamada es necesario para que esta se produzca. Entonces, debes usar las funciones “compartir” de las propias aplicaciones de videollamada.
De ese modo, se evita, por ejemplo, el uso de redes sociales o canales de comunicación inseguros para llevar a cabo la convocatoria.
Ten Cuidado con lo que Compartes Durante la Videollamada
Es aconsejable mantener la cámara y micrófono de cada participante apagados por defecto, para evitar situaciones indeseables y que sea el administrador quien active dichas funciones cuando lo estime conveniente.
Así, se evitan posibles fugas de información y se reduce el consumo de ancho de banda. Además, recuerda evitar que se comparta, durante la reunión, información confidencial. Incluso, si la videollamada se va a grabar, se lo debe hacer con el consentimiento expreso de los participantes.
Elige un Proveedor del Programa de Videollamada o Atención Virtual que realice Actualizaciones Permanentes
Debes contratar un software actualizado y descargado desde la web oficial o desde repositorios oficiales (Google Play o App Store de Apple, por ejemplo); de esta manera la herramienta utilizada para realizar las videollamadas siempre estará actualizada a la última versión disponible.
De ser posible, marcar la opción de actualizaciones automáticas o que la aplicación avise en caso de existir una nueva actualización/versión.
Busca un Programa de Videollamada con Cifrado de las Comunicaciones
Que la plataforma cuente con mecanismos de cifrado es una medida de seguridad imprescindible, ya que de esta forma se evita que las comunicaciones puedan ser espiadas o intervenidas por un tercero.
Esto significa, por ejemplo, que en el caso de enviar documentación confidencial, se debe cifrar previamente, lo que añade, así, una capa extra de seguridad en caso de un acceso no autorizado.
Conocer la Política de Privacidad de la Herramienta
Antes de definirse por una plataforma de videollamadas u otra, se debe conocer muy bien las políticas de privacidad que sigue el proveedor del servicio, para conocer el tratamiento que realiza la herramienta sobre la información confidencial.
No todos los software de videollamadas ofrecen una robusta protección como la establecida en el RGPD. Y este es un aspecto insoslayable en cualquier consideración.
Elige un Proveedor del Programa de Videollamada o Atención Virtual de Confianza y/o Reconocido
¿Cuál herramienta es la mejor para tu empresa?
Si bien las plataformas de videollamada pueden parecer similares entre sí, es aconsejable estudiar sus características e indagar en la experiencia de otros usuarios para asegurarse de implementar una herramienta segura, de confianza, reconocida y acorde a las necesidades de tu empresa.
Conclusión
Es un hecho que el 2020 y lo que va de este año fueron tiempos de reuniones virtuales. Las empresas optaron por el teletrabajo y la atención virtual como formas de mantenerse activos.
Ante esta nueva realidad, la información es una clave de seguridad que no se debe descuidar frente a los posibles ataques de los ciberdelincuentes.
De allí que la inversión en una plataforma de videollamada o atención virtual adecuada, segura y de confianza, sea un punto estratégico para toda empresa. En este sentido, estudiar la mejor opción en cuanto a seguridad y privacidad de los datos se refiere es un rasgo diferencial a la hora de elegir un proveedor.
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