Razones para implementar un sistema de turnos digitales en un laboratorio

Actualmente hay muchos laboratorios farmacéuticos que llevan sus procesos de forma manual y la asignación de turno sigue siendo un dolor de cabeza.

Esto genera ineficiencia, retrasos y sobre todo largas esperas para los pacientes.

En este artículo queremos compartir algunas razones del porqué se debería implementar un sistema de turnos digitales en un laboratorio.

Un sistema que beneficia tanto al personal, como a los usuarios. ¡Empecemos!

¿Qué es un sistema de turnos digitales para un laboratorio?

Es un software desarrollado para gestionar y agilizar la fila de las personas que están esperando ser atendidas para tomar alguna muestra de laboratorio, reclamar resultados, etc.

Que, además, permite asignar un turno a los paciente de forma más ordenada y llevar el seguimiento de cuántos de ellos están en espera, cuánto tiempo llevan en la cola y revisar reportes para evaluar:

• Cantidad de atenciones por parte de los ejecutivos.
• Ingresos.
• Abandonos.
• Tiempos de espera.
• Nivel de servicio.

Y que, de acuerdo a las necesidades del laboratorio permite configurar alertas automáticas ante desvíos. ¿Cuáles? Por ejemplo, tiempos de atención excesivos que demoran la atención a otros pacientes.

Un sistema de turnos es una herramienta que permite conocer el flujo de los pacientes, y preparase mejor para las visitas esporádicas que ocurren en el día a día de instituciones como estas.

Este sistema da la opción a los pacientes de solicitar un turno mediante la web, app; e incluso, desde los tótems o kioskos dispuestos en las sedes.

La herramienta de turnos permite a los pacientes dar seguimiento a su turno a través de las pantallas o desde sus celulares para acercarse a la sucursal únicamente cuando le corresponde ser atendido.

Los pacientes han evolucionado y tienen otras demandas

Años atrás era normal encontrarse con una larga fila al llegar al laboratorio para facturar los exámenes y sentarse a esperar un largo tiempo para ser llamado.

Ahora, los pacientes sienten frustración y rechazo por completo de vivir esta misma situación en tiempos como los de hoy.

No solo exigen servicios adecuados, sino velocidad en su atención para aprovechar el tiempo como mejor prefieran.

Sentir que han vivido una mala experiencia, los llevará no solo a calificar con baja puntuación el servicio, sino a contar lo vivido a por lo menos otras 10 personas afectando, evidentemente, la reputación de marca.

Hacer perder tiempo a los usuarios además de generar molestia es completamente peligroso.

Entonces, por qué la transformación digital en el sector salud es clave y cómo beneficia un sistema de turnos digitales a un laboratorio? Veámoslo a continuación…

Razones para implementar un sistema de turnos digitales en un laboratorio

1. La experiencia de los pacientes es más gratificante

Saber, por ejemplo en cuánto tiempo va a ser atendido a través del seguimiento del turno en las pantallas o en su celular elimina cualquier incertidumbre del tiempo de espera.

Al dar personalmente ese seguimiento puede aprovechar el tiempo en otros lugares u otras actividades y acercarse únicamente cuando va a ser atendido.

Por ejemplo, esperar en su auto o adelantar la compra de medicamentos.

El tiempo muerto desaparece y las personas perciben que el laboratorio lo valora como cliente.

2. La atención del personal es mejor

Es verdad que el foco de toda empresas son los clientes, pero la calidad de los colaboradores también es fundamental.

Que ellos perciban que las salas están congestionadas y que los clientes hacen malos comentarios puede agotarlos mentalmente y hasta ofrecer una mala atención.

El sistema de turnos digitales hace que tu equipo sea más productivo al programar tiempos de atención para cada trámite y en dado caso de estar excediendo el tiempo, recibir una alerta para acelerar el proceso y que el siguiente en cola no se moleste.

Una herramienta como esta, ayuda a que los operadores se sientan en calma y la satisfacción que sienten en su trabajo, la transmitan a los pacientes.

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3. Se tiene la trazabilidad total del flujo del paciente

Desde que el cliente solicita tu turno a través de la web, el chatbot de Whastapp o mismo desde el kiosko en las sucursales, se puede dar seguimiento a todo su flujo.

Identificar la razón de su visita, si fue derivado de otro punto del laboratorio, hasta la calificación de su servicio.

Con esto se puede entender realmente las necesidades y ofrecer una atención personalizada que haga la diferencia frente a otros laboratorios.

4. El tiempo de espera de los pacientes es mejor valorado

Al conocer el flujo de personas que están esperando dentro de la sede, es posible hacer uso del sistema de cartelería digital para planificar y programar contenidos estratégicos que les hagan percibir que el tiempo que han pasado es menor.

Allí puedes utilizar videos instructivos; por ejemplo, de cómo debe ser un buen lavado de manos para prevenir enfermedades.

El contenido de las pantallas se puede automatizar para que, de acuerdo a quienes estén en sala se emitan ciertos contenidos.

5. Derivar al cliente al canal de atención idóneo

Un laboratorio debería tener trámites que se pueden resolver a través de una videoconsulta en lugar de la asistencia a las sedes.

En caso de que en tu laboratorio suceda esto, el sistema de turnos podrá derivar al cliente a la obtención del mismo tanto para atención virtual, como para la presencial.

6. Las sucursales se descongestionan

Como bien dijimos, un paciente puede tomar un turno para ser atendido próximamente sin tener que esperar precisamente dentro de la sucursal.

Mientras más clientes se acerquen únicamente a su llamado, menor será la cantidad de personas que permanecen en la instalaciones.

Esto hará ver los laboratorios menos congestionados y mejorará notablemente la imagen de marca.

¿Qué sistema de turnos digitales puedo usar para mi laboratorio?

En Debmedia, entendemos las necesidades del sector salud y específicamente de laboratorios. Por eso hemos diseñado un sistema de fila virtual y turnos, adicional de otras soluciones para que las filas tradicionales no sean un dolor de cabeza.

Nuestro sistema es completamente embebible y personalizable con el look and feel del laboratorio para que mejores los tiempos de espera dentro de tus sucursales.

Para que desde la web el cliente elige el trámite, la sucursal y toma un turno para ser atendido en un tiempo cercano y de seguimiento al avance de la fila desde su móvil.

Si quieres conocer más sobre esta herramienta da clic aquí.