En tiempos de pandemia por Covid-19, gestionar el flujo de clientes y usuarios para mejorar la calidad de atención es una necesidad presente en todas las organizaciones. Y por lo que parece, esta organización del tráfico de personas ha llegado para quedarse. La buena noticia es que existen herramientas, como un software de gestión de turnos, para favorecer experiencias placenteras y efectivas, incluso si se trata de esperar.
Tabla de contenido
- 1 Software de Gestión de Turnos, la Solución Ideal para Mejorar la Calidad de Atención en tus Sucursales
- 2 Qué es un Software de Gestión de Turnos
- 3 Conoce las Principales Características de estos Software
- 4 Cómo Funcionan los Software de Gestión de Turnos
- 5 Beneficios del Software de Gestión de Turnos para tus Sucursales y el Personal
- 6 Ventajas del Software de Gestión de Turnos para el Customer Experience de tu Empresa
- 7 Conclusión
Existen herramientas, como los softwares de gestión de turnos, que favorecen experiencias placenteras y efectivas, incluso cuando se trata de esperar.
Software de Gestión de Turnos, la Solución Ideal para Mejorar la Calidad de Atención en tus Sucursales
Un Software de Gestión de Turnos es el recurso ideal para la organización de personas en áreas de espera. Además, ofrece la posibilidad de adaptarse a cualquier tipo y tamaño de empresa.
Un Software de Gestión de Turnos es el recurso ideal para la gestión de personas en áreas de espera y se adapta a cualquier tipo y tamaño de empresa.
¿Crees que en tu sucursal hay problemas para gestionar a los clientes y usuarios?
¿Piensas que la falta de organización en la atención repercute negativamente en la experiencia de los clientes?
Un software de gestión de turnos puede ser la respuesta a esas interrogantes: podrás optimizar recursos y evitar tiempos ociosos entre tus representantes y asesores, a la vez que cumplir con los parámetros de distanciamiento social impuestos por la nueva normalidad.
Veamos de qué se trata esta solución.
Qué es un Software de Gestión de Turnos
El Software de Gestión de Turnos es un sistema que permite optimizar el flujo de clientes en un establecimiento sin presentar mayores requerimientos: una aplicación informática a través de un servidor web, vinculada a una pantalla de pie o pared.
Es una plataforma web que te permite registrar cada paso de interacción con tu cliente o usuario. Con ello, se logra no solo una mejor experiencia de atención para tus clientes, sino también, un entorno de trabajo satisfactorio.
¿Pero qué diferencia a este software de otras herramientas para la gestión de clientes y usuarios?
Conoce las Principales Características de estos Software
Además de lo mencionado, este tipo de software posee algunas características que lo hacen especialmente valioso para tu empresa.
El sistema permite controlar las etapas del flujo de atención de manera precisa, lo cual ayuda a crear un ambiente de rapidez y eficacia que inspira confianza y cordialidad.
Es customizable, es decir, personalizable. Cada empresa puede adaptarlo a sus necesidades y objetivos (operativos o de branding, según el caso).
Por ejemplo, cada sucursal puede decidir qué datos mostrar en la pantalla y qué material proyectar además de lo relacionado a los turnos en sí.
Los sistemas de gestión de turnos son integrables a un CRM, de donde se obtiene información valiosa para su posterior procesamiento, como el tiempo ocupado en cada cliente, el número de abandono de turnos, servicios más requeridos, entre otros.
Otro dato de importancia es que la mayor parte de los software de gestión de turnos no requieren de programas complicados, ya que son de fácil instalación y ejecución.
Cómo Funcionan los Software de Gestión de Turnos
El software de gestión de turnos va de la mano de un hardware de alta compatibilidad y servicio. Su objetivo es facilitar y optimizar el servicio de filas en forma sencilla y clara por medio de una plataforma web.
¿Qué ocurre con los procesos de gestión de turnos? Si quieres saberlo, te contamos sobre dos posibles maneras de hacer uso de esta herramienta:
El Proceso de Asignación de la Cita Online para el Cliente
El proceso de cita online requiere de 5 sencillos pasos ejecutados por el cliente:
1° Ingresa desde cualquier dispositivo a la página de la organización, y allí se dirige al botón de gestión de turnos online.
2° Selecciona el trámite que desea realizar.
3° Elige la sucursal más cercana en el caso de ser necesario.
4° Define fecha y hora de la cita.
5° Confirma los datos y la cita.
Finalmente, al confirmar los datos, la cita se agenda automáticamente en el sistema de turnos de la organización. Solo resta asistir a la sucursal el día y hora de la cita.
El Proceso de Gestión del Turno en la Sucursal
Por otro lado, el proceso en la sucursal es sumamente intuitivo y sencillo. Nuestro cliente solo requiere de 2 simples pasos, tenga o no turno online previo. Lo acompañemos en el recorrido:
1° Ingresa en el dispensador de tickets o kiosco los datos solicitados, selecciona un servicio e inmediatamente obtiene un número de turno para la atención requerida.
2° Realiza la espera mientras obtiene información del turno a través de pantallas que brindan todos los datos necesarios: turnos que han sido llamados, el puesto donde será atendido cada cliente, entre otros.
Cuando un asesor se encuentra disponible, realiza el llamado del turno siguiente a través de mando o terminal virtual de llamado. El número del turno a ser atendido se visualiza en la pantalla para alertar al cliente.
Beneficios del Software de Gestión de Turnos para tus Sucursales y el Personal
Como seguramente ya estás pensando, son muchos los beneficios otorgados por este software en relación con las sucursales y los recursos humanos de la organización. A continuación, enumeramos algunos:
Para la organización:
- Organiza de manera eficaz las diferentes colas de clientes dentro de las sucursales y los distintos tipos de trámites mediante una política de control centralizada.
- Mejora los índices de Customer Experience y la imagen de la organización como resultado de la percepción positiva de los clientes de un servicio rápido, organizado y eficaz de las colas.
- Ahorro de costes como consecuencia de la adecuada planificación de los recursos humanos, informáticos y publicitarios.
- Informa a los clientes ofertas, servicios, novedades y promociones de una manera amena.
Para el personal:
- Proporciona métricas y estadísticas medidas en tiempo real, gráficos comparativos; en forma diaria o entre fechas, permitiendo la optimización de los recursos humanos, la toma de decisiones y trazabilidad.
- Beneficia a áreas claves para una correcta administración del Business Intelligence, a partir de la elaboración de reportes que permiten optimizar el proceso de toma de decisiones.
- Proporciona recursos de Integración con Web Service para la recolección de datos de los clientes.
- Permite reducir y llevar control de los tiempos de gestión, lo que garantiza un mejor aprovechamiento de los tiempos y calidad de atención de asesores y representantes.
Ventajas del Software de Gestión de Turnos para el Customer Experience de tu Empresa
Como ya sabes, la customer experience es una experiencia global que considera cada uno de los touch point del cliente o usuario con la empresa. La percepción que al consumidor le queda al final del día es lo que genera una reputación positiva o negativa sobre la marca.
La percepción que al consumidor le queda al final del día es lo que genera una reputación positiva o negativa sobre la marca.
Edelman (2020), en su reporte Edelmant Trust Barometer 2020, da a conocer datos importantes: un 65% se inclina a adquirir productos y servicios de marcas de su confianza con quienes vivencian experiencias positivas.
¿Qué estrategia puede implementar tu organización ante dicha realidad? Ya no hay dudas acerca de que un software de gestión de turnos garantiza ciertas ventajas que se traducen en una customer experience más positiva. Veamos algunas:
- Controla y canaliza las colas y turnos de espera de los clientes.
- Brinda al cliente la percepción de menos tiempo de espera.
- Asigna a los clientes al mostrador o puesto adecuado a su demanda o necesidad
- Optimiza los servicios y recursos.
- Mejora la experiencia en los diferentes lugares de atención.
Conclusión
El contexto de aislamiento y distanciamiento vivido durante la pandemia influye directamente en los requerimientos de los consumidores para con las marcas. Un software de gestión de turnos es una de las soluciones más óptimas para organizar las filas de clientes y usuarios en las sucursales.
Su implementación no solo hace de la espera una experiencia placentera y efectiva, sino que también ayuda a la percepción positiva que el cliente tenga de la marca al final del día.
Como ya sabemos, las ventajas y los beneficios de este software son muchos, tanto para la organización, como para los recursos humanos y los clientes o usuarios. Además, la interfaz de uso es sencilla, intuitiva y customizable.
Si tu sucursal tiene problemas con el tráfico de personas y el mal uso del tiempo, la información que te brindamos en este artículo es la respuesta que buscas para obtener una mejor calidad de experiencia del cliente. Te invitamos a ponerlo en práctica.
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