Sistema de gerenciamento de filas para instituições públicas e governamentais

As entidades governamentais têm uma função importante: gerir os recursos e responder às necessidades dos residentes de forma eficiente.

Para fazê-lo da maneira que é necessário, fica claro que é essencial adotar medidas de transformação e implementar um sistema de gestão de filas para instituições públicas e governamentais.

Os cidadãos querem concluir os procedimentos com rapidez, segurança e evitar congestionamentos nas filas.

Portanto, um sistema de gerenciamento de filas é necessário para controlar o tempo de atendimento, agilizar o tempo de espera e melhorar a experiência do cidadão.

5 coisas que acontecem quando você não tem um sistema de gerenciamento de filas em instituições governamentais?

1. As taxas de abandono são mais altas

Quando os cidadãos chegam, esperam numa longa fila e sentem que o seu tempo está a ser desperdiçado e não avança, simplesmente decidem partir, sem mais nem menos.

Os usuários que saem desta forma saem insatisfeitos e sem resolução do seu problema, por isso chega a segunda consequência.

2. Existe maior possibilidade de ter má reputação

A voz a voz do cidadão é muito mais poderosa do que as equipes de escritório imaginam. Eles podem distorcer completamente a organização. Isto diminuirá a confiança que temos em entidades como estas.

3. Falta conhecimento das visitas no dia e alocação de pessoal

Nem todos os dias no mesmo horário, há o mesmo fluxo de pessoas e muito menos para os mesmos procedimentos. Quando um sistema de filas não foi implementado é quase impossível:

Antecipe o que as pessoas vão. Identifique qual é a sua necessidade para se preparar com antecedência para prestar atenção. Atribua o número adequado de executivos e evite congestionamentos. Fornecer a quantidade necessária de recursos para que alguns não sejam ineficazes.

4. Há pouca personalização no atendimento

Sem um sistema de gestão de turnos, é mais complexo recolher informações de cada cidadão e poder personalizar cuidados e serviços.

Segundo a BRP Consulting: 64% dos compradores gostam de ter seus dados pessoais e gostos registrados no banco de dados de uma empresa em troca de receber um tratamento personalizado.

Além da quantidade de procedimentos que os funcionários podem realizar, é importante que possam oferecer personalização no atendimento. Isso contribui muito para aumentar os índices de satisfação.

Há um maior desconhecimento das estatísticas em tempo real

Para agir é preciso medir e acompanhar os números; por exemplo:

• Tempo de atenção real
• Quantidade de atenção
• Renda
• Nível de serviço
• Desistências

Por que ter um sistema de gerenciamento de filas para instituições públicas e governamentais?

É simples, uma plataforma como essa reduz o tempo de espera para que os usuários sejam atendidos e resolvam suas necessidades.

Também permite melhorar a sua experiência otimizando a sua viagem e, sobretudo, a autogestão.

Além disso, um sistema de gerenciamento de filas ajuda a reduzir longas filas, uma dor de cabeça para os usuários, além de aumentar a qualidade do atendimento.

Quando existe um sistema de gestão de filas em repartições públicas, a distribuição da carga operacional melhora, resultando em funcionários mais satisfeitos que por sua vez melhoram a qualidade do atendimento.

Por fim, outro benefício é que os processos são automatizados.

Como funciona um sistema de gerenciamento de filas para repartições públicas?

Ao implementar um sistema como o Debmedia; Por exemplo, você deve configurar a ferramenta de acordo com o número de filiais, funcionários, procedimentos, etc. Isso permitirá que você:

1. Mudanças de chamadas através de algoritmos por: ordem de chegada, prioridade, procedimento, clientes ou combinações de ambos.
2. Estabeleça modelos de atendimento dinâmicos por meio de inteligência artificial.
3. Visualize métricas e exporte relatórios para medir a eficiência e comprar estatísticas entre usuários, filiais, procedimentos.
4. Integre o sistema de gerenciamento de filas com outros programas, pois possui API documentada ou integrações de sistemas pré-existentes.
5. Desenvolver estratégias e ferramentas que melhorem o processo de tomada de decisão através de ferramentas de BI.

Para os cidadãos é muito simples porque simplesmente:

1. Você registra sua chegada através de QR ou totem.
2. Aguarde até que a chamada seja atendida.
3. É chamado por voz, celular ou telas dentro das agências.
4. É assistido por um funcionário.
5. Ao final do serviço você pode avaliar o serviço caso também possua um sistema de pesquisas como o da Debmedia.

Sistema de gerenciamento de filas para instituições públicas e governamentais, saiba mais…

Neste artigo sobre Sistema de gestão de filas: saiba o que é e os benefícios para a sua empresa, explicamos os aspectos gerais a ter em conta se procura uma ferramenta para incorporar um sistema de gestão de filas.

Qual software implementar?

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