El teletrabajo ofrece muchas ventajas en cuanto a la organización de horarios y administración del tiempo. A la par, es necesario administrar y gestionar adecuadamente al equipo, sobre todo en relación con el tráfico de datos y los software de videoconferencia que utilizan.
En torno a las videollamadas o videoconferencias, también hay cuestiones de seguridad que tener en cuenta. Mucho más cuando estas tecnologías se ponen al servicio de las instituciones, en general, y de los ciudadanos, en particular.
Te contamos, entonces, 4 Software de Videoconferencia Ideales para Instituciones del Gobierno, que garanticen eficiencia y confiabilidad.
Tabla de contenido
- 1 Ventajas de Utilizar un Software de Videoconferencia en Contextos e Instituciones Gubernamentales
- 2 Qué Debería Tener y Ofrecer el Software de Videoconferencia Ideal
- 3 Qué Tener en Cuenta a la Hora de Elegir el Software de Videoconferencia Ideal para una Institución del Gobierno
- 4 Conoce los Software de Videoconferencia Ideales para Instituciones del Gobierno
- 5 Conclusión
Ventajas de Utilizar un Software de Videoconferencia en Contextos e Instituciones Gubernamentales
La videoconferencia aporta múltiples beneficios a funcionarios e instituciones gubernamentales. Esto, sobre todo, cuando la presencia física se ha visto dificultada e impactada por la emergencia sanitaria.
Entre sus beneficios enumeramos:
- Establecer una conexión directa.
- Ver las reacciones de los interlocutores.
- Tener una comunicación cercana.
- Mostrar recursos y documentos (que además se pueden intercambiar).
- Evitar pérdidas de tiempo.
Lo más importante, sin embargo, es que garantiza la continuidad de las instituciones de Gobierno y con ello un Estado próximo y presente para los ciudadanos.
La colaboración por video es esencial para trabajar de manera más eficiente, atender a las personas de manera más efectiva e, incluso, puede ayudar a mejorar procesos.
La colaboración por video es esencial para trabajar de manera más eficiente, atender a las personas de manera más efectiva e, incluso, puede ayudar a mejorar procesos.
Por ejemplo, permite a los ciudadanos comparecer en la corte de reclamos menores a través de un sistema de videoconferencia. Los ciudadanos pueden apelar las infracciones de estacionamiento y las multas por exceso de velocidad sin tener que tomarse un tiempo para viajar al juzgado más cercano. Además de una medida de ahorro de costos, también sirve como una forma de hacer más accesible un trámite.
Qué Debería Tener y Ofrecer el Software de Videoconferencia Ideal
La herramienta que provea la teleconferencia debe, al menos, cumplir con los siguientes requerimientos de seguridad de la información:
Seguridad
Debe tener encriptado de contraseñas para que solo los participantes que tengan la clave puedan ingresar. El encriptado debe estar garantizado también para toda información de relevancia que se comparte (comunicaciones, conversaciones, documentos, etcétera).
Almacenamiento
El software debe brindar opciones de seguridad para los administradores de la plataforma. A su vez, las comunicaciones deben permitir su trazabilidad en caso de futuras auditorías.
Soporte técnico
Asegúrate de que el paquete que selecciones tenga un buen soporte técnico que esté disponible, no solo para los obstáculos iniciales de la implementación del software, sino también garantizar estabilidad y seguridad.
Considera que el software pueda ser utilizado en múltiples sistemas operativos y que ofrezca la capacidad multiplataforma para maximizar la flexibilidad de uso.
Esto es de mucha importancia si los asesores y operadores hacen teletrabajo con equipos propios.
Qué Tener en Cuenta a la Hora de Elegir el Software de Videoconferencia Ideal para una Institución del Gobierno
Existen algunos puntos clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir a los efectos de aplicar la tecnología que mejor se adapte a las necesidades de la institucion gubernamental a la que representes. Tomemos algunas consideraciones.
Debe funcionar correctamente
Debes asegurarte de que el software por el que optaste funcione bien con el hardware existente. Evaluar cámaras en la sala, altavoces y micrófonos. Está claro que la elección de un software con base en el hardware ayudará a reducir el costo y la carga de los equipos de IT.
Cuánta gente hará uso de la videoconferencia y con qué frecuencia
Las empresas proveedoras cobran una cuota mensual que puede variar en función del número de usuarios que accede al servicio, así como en función del número de personas que pueden coincidir en un mismo momento.
Conoce al detalle cuáles son tus necesidades para hacer la mejor inversión.
Desde dónde vas a realizar las videoconferencias
Puedes realizarla desde una sala de reuniones, una oficina o una sala compartida. Debes cerciorarte acerca de cuál es el equipamiento adicional con el que deberás contar para que la videoconferencia sea óptima.
Que sea fácil de usar
Considera que gran parte de los usuarios no serán expertos en informática. La aplicación que elijas debe ser sencilla y fácil de usar, intuitiva, para cualquier usuarios con cualquier experticia en el manejo de herramientas informáticas.
A su vez, averigua si el proveedor ofrece soporte y asistencia a los usuarios, en caso de necesitarlo.
Conoce los Software de Videoconferencia Ideales para Instituciones del Gobierno
Como te explicamos anteriormente, al momento de elegir un software de videollamadas, tienes que tener muy en cuenta las características y funcionalidades del programa de videoconferencia.
Y así como existen múltiples programas para realizar videoconferencias, no existe una plataforma perfecta en seguridad. Sin embargo, las pagas son de mayor confianza, sobre todo por los sistemas de soporte y atención cliente que incluyen.
Analicemos algunas de las mejor posicionadas.
1. Wiziq
Es una plataforma utilizada por instituciones educativas, organizaciones sin fines de lucro y oficinas de administración pública.
Inicialmente, fue pensada como aula virtual y sistema de gestión del aprendizaje. Ofrece una solución completa para tutores, institutos y organizaciones para impartir clases en vivo y lanzar cursos de estudio autónomo.
Su principal diferencial es que tiene un enfoque muy fuerte en la modalidad de elearning, webinars y videoconferencias. Es fácil de usar y da la libertad de acceder desde cualquier ubicación y dispositivo.
Es una excelente opción si necesitas una plataforma para e-learning, no solo de los ciudadanos sino también de los recursos humanos.
2. Jitsi Meet
Es una herramienta multiplataforma y gratuita que permite hacer videoconferencias, sin necesidad de instalar una app ni crear una cuenta. Se puede utilizar Jitsi desde el navegador web y desde aplicaciones para Android y para iOS.
Jitsi Meet no tiene ningún límite en el número de participantes, vale decir que pueden entrar tantos como lo permita la potencia y el ancho de banda del servidor.
Como se trata de un software de código abierto, permite descargar el servidor en tu web para utilizarlo desde tu computadora, aunque también puedes acceder a salas alojadas en los servidores de Jitsi.
Una de las principales ventajas es que las conversaciones de esta aplicación están cifradas por defecto y la información se desencripta siempre en el servidor que aloja la conversación.
Es decir, es posible alojar la videollamada en tu servidor y que la privacidad dependa de tu organización.
3. Zoom Videoconferencia
Este popular software de reuniones en línea es una excelente opción para las pequeñas instituciones, ya que el nivel más básico es gratuito y puede alojar hasta 100 participantes, una reunión de hasta 40 minutos.
La versión paga, cuenta con opción de pantalla compartida y hay salas de descanso para discusiones privadas.
Además, permite sesiones de chat individuales que pueden convertirse en llamadas grupales, sesiones de capacitación y seminarios web para audiencias internas y externas, y reuniones de video globales con hasta 1.000 participantes y hasta 49 videos en pantalla.
Una de sus ventajas es que permite programar reuniones diarias, semanal y mensualmente. Los usuarios utilizan siempre la misma ID y configuración de la reunión. También, puede hacerse una reunión recurrente, donde se puede utilizar el mismo ID en el momento que lo desee.
4. Atención Virtual: el Software de Videoconferencia para Instituciones del Gobierno de Debmedia
Es una plataforma ideal porque brinda una completa solución para gestionar el servicio de atención al cliente.
Una de las grandes ventajas de esta herramienta es que puede ser usada desde cualquier dispositivo, por lo que tu equipo podrá resolver consultas desde una computadora, un celular o una tablet.
Las videoconferencias se pueden iniciar a través de una web y estipular unos horarios de atención tal y como funciona una oficina presencial. concreta.
Finalmente, los usuarios no necesitarán descargar ninguna app ni registrarse para ser atendidos, por lo que se suma eficiencia y facilidad a la gestión.
Además de videoconferencias con uno o varios participantes, la aplicación puede integrarse con un sistema de turnos y fila virtual.
Así, la atención virtual se combina con la presencialidad para, nuevamente, optimizar tiempos y recursos, a la vez que salvaguardar las medidas sanitarias requeridas por la pandemia de COVID-19.
Conclusión
Contar con un software de videoconferencia efectivo potencia y flexibiliza el servicio de atención de ciudadanos.
Además de ser una herramienta de cercanía y atención, conserva ciertas características de la comunicación presencial que en algunas cuestiones administrativas, legales o de Gobierno son insoslayables e impostergables.
Además de ser una herramienta de cercanía y atención, conserva ciertas características de la comunicación presencial que en algunas cuestiones administrativas, legales o de Gobierno son insoslayables e impostergables.
Por lo demás, asegúrate de encontrar la mejor opción atento a las necesidades de la organización y con especial foco en los sistemas de seguridad que garantice.
Si estás buscando un software de videoconferencia, utiliza esta información para elegir el software de reunión adecuado y que mejor se adapte a las necesidades de tu institución.
Si te gustó este artículo, quizás te interese:
Fidelizar a clientes mediante la implementación de la tecnología en tu sucursal
¿Es Posible Brindar una Buena Atención al Cliente a Distancia?
¿Cómo Mejorar la Experiencia de Usuarios a través de la Tecnología?
Oportunidades para Mejorar la Atención al Cliente en un Banco Después de la Pandemia
Videollamada y Chat. Soluciones para Complementar la Atención en la Sucursal
