Software de Citas Online: Todo lo que Necesitas Saber

¿Estás considerando implementar soluciones para optimizar el servicio de atención al cliente? Un software de citas online puede ser la solución tecnológica ideal y en este post te contamos por qué.

Considerar la implementación de un software de citas online es un paso importante. En este post te ofrecemos toda la información necesaria para tomar la decisión.

¿Qué es un Software de Citas Online?

Empecemos: un software de citas online es un módulo para la gestión de turnos. 

Le permite a las empresas, de diversos rubros, ofrecer a sus clientes un sistema de turnos de manera remota, las 24 horas del día, todos los días del año.

Con ello se facilitan turnos, aun fuera del horario de atención al público. Además, está integrado a otras soluciones digitales por lo que permite un seguimiento acabado de la cita con el cliente.

 Para Qué Sirve un Software de Citas Online

Un módulo de citas online permite que tus clientes puedan agendar un turno con agilidad, desde tu página web o aplicación móvil.

El software contribuye a disminuir las esperas en las sucursales y el congestionamiento de las líneas telefónicas. No más pérdida de tiempo en llamadas telefónicas para el cliente y a la vez el personal disponible puede ocuparse de otras tareas. 

Podrás organizar tu agenda de turnos de manera ágil y eficiente. Tu información estará siempre actualizada y disponible a un clic. 

Cuando logras gestionar los turnos de manera eficaz, disminuyes el riesgo de que tus clientes concurran a la competencia al no poder agendar una cita con tu empresa. 

Esto no termina acá, ¡aún hay más beneficios!

 ¿Cómo puede Ayudar un Software de Citas Online a tu Empresa? 

Te estarás preguntando: ¿qué tareas me facilita el software de citas online? Pues bien, te ayudará a simplificar y agilizar el trabajo del equipo de atención al cliente. Y con ello, por supuesto, gana la customer experience.

Recorramos juntos algunos aspectos sensibles en estas mejoras:

Organización de la Atención

Un software de citas online facilita la organización de la atención en sucursales. Los clientes pueden tomar sus turnos con la debida anticipación, a la vez que ofrece información pormenorizada de tus clientes.  

Pensemos en una clínica, ¿cuántas veces al no poder obtener un turno de manera telefónica, el paciente hace la consulta a través de la guardia?

Con las preguntas adecuadas es posible gestionar no solo el turno que se asigna, sino también anticiparse a lo que ocurrirá en la cita.

Control del Flujo de Clientes en la Sucursal 

Con un sistema de turno online lograras tener bajo control la afluencia de clientes en tu sucursal.

 El software permite intercalar los clientes que llegan de manera espontánea con las citas programadas con anticipación. De esta manera, los clientes que no están agendados no son un problema para tu equipo.

Puedes configurar el porcentaje de clientes a intercalar. Por ejemplo, elegir atender un 70% de los trámites con turno previo y el 30% restante sin turno, o 50/50 según el caso. También, podrás optar por atender solo a clientes con cita previa, si tu empresa así lo requiere.

Los software de turnos online se popularizaron con la pandemia de covid-19 ya que permiten evitar aglomeraciones. Facilitan un tipo de solución que respeta el distanciamiento y logra prevenir contagios en las sucursales.

Hay más: ¿quieres saber cuál es la mejor característica del software? Permite un grado de predicción de las necesidades del cliente. Veamos de qué se trata esto.

 Predicción, Anticipación y Planificación en la Atención de Clientes

Un software de citas online permite optimizar la atención del cliente a partir de la información que el cliente brinda al momento de registrar la cita. Así, es posible tomar una actitud proactiva frente al problema del cliente.

Cuando el cliente pide una cita, específica cuál es el motivo por el que concurre. En este momento podemos incluir todas las preguntas relevantes para que los asesores puedan planificar una atención personalizada. 

Conocer el motivo de la visita, permite poner al cliente en sobreaviso —mediante mail o SMS— de lo que debe traer para que pueda terminar el trámite en el día. 

Esto en caso de que se requiera alguna documentación específica, por ejemplo, o si se trata de un turno médico alguna condición en particular: ayuno de tantas horas, no traer alhajas o elementos de metal, etcétera, etcétera.

Asimismo, se agiliza el trabajo del equipo interno, ya que contará con toda la documentación para realizar el trámite o las condiciones para avanzar en la consulta. 

Y ni qué hablar de los índices de satisfacción del cliente cuando siente que en una única gestión quedó todo resuelto. ¿A quién le gusta tener que regresar porque hubo una falla en la comunicación de los requisitos?

Potencia el Tiempo y Eficacia de Empleados

Queda aclarado que conocer de antemano cuál es el problema del cliente nos permite maximizar la eficacia de la atención que brinda nuestro equipo. Estaremos un paso adelante, preparados para la visita.

Esta proacción permitirá que tus empleados dediquen más tiempo a brindar una atención de calidad, en lugar de ocuparlo en papeleos y otras gestiones que pueden ya estar listas de antemano.

Un punto extra: con la implementación del software reducimos las equivocaciones del personal al tomar mal los turnos, dato no menor.

En línea con lo expuesto anteriormente, saber con anticipación un estimativo confiable de cuántos clientes esperamos recibir en el día nos permite prepararnos, para evitar que se den picos de trabajo, por ejemplo. En consecuencia, estamos potenciando la eficacia del equipo.

 Ventajas de Contar con un Software de Citas Online en tu Sucursal

A esta altura sabemos para qué sirve y en qué nos ayuda en software a nuestra empresa. Ahora, indagamos en algunas ventajas claves de implementarlo en tu sucursal.

Mejores Experiencias para tus Clientes

Sin dudas, queremos que los clientes vivan experiencias gratificantes en nuestra sucursal.

 Implementar esta tecnología mejora la experiencia en la sucursal, cuando le permite al cliente tener control de su tiempo. No se producen esperas elevadas ni tiempos muertos, gracias a una excelente gestión del flujo de clientes y usuarios. 

Además, a través de este software puedes tomar nota de las preferencias e inquietudes de tus clientes. Y como hemos dicho en otras oportunidades, la información lo es todo. Puedes  hacer predicciones sobre las épocas del mes de más consultas, identificar las consultas más frecuentes e incluso diseñar estrategias de fidelización. 

El cliente vivirá una experiencia agradable en la sucursal y generará engagement con tu marca. 

Aumento en la Satisfaccion de Clientes

Como dijimos, claro está, los beneficios que trae la implementación de un software de citas online por defecto impactan en los índices de satisfacción del cliente.

¿Qué cliente no se sentirá cuidado y considerado cuando puede resolver sus problemas con tu empresa de manera rápida, sin esperas y con una atención de calidad? 

Esto implica desde tomar el turno con una disponibilidad de acceso 24/7 hasta una atención personalizada en la sucursal.

Clientes contentos y satisfechos “con lo que ofreces”, es decir, con su experiencia del cliente, convertirás más ventas porque aumenta el índice de Lifetime Value de tus clientes.

Por otro lado, también hay ventajas técnicas a tener en cuenta: 

 Solución Escalable

El software de citas online es capaz de ajustarse con base en los requerimientos de tu empresa. Al ser una solución escalable es capaz de aumentar la capacidad de procesamiento de datos e incorporar nuevos usuarios a medida que tu empresa crece. 

A su vez, podrás añadir funciones específicas de tu rubro. Todo sin perder calidad de funcionamiento. Como piezas que se encastran on demand, el software se adapta a tu modo de trabajo.

Estas soluciones escalables, por otro lado, permiten además la incorporación de elementos de diseño que tienen que ver con tu marca. Es posible integrar botones específicos en tu página web o en los perfiles de redes sociales que consideren tu logo, paleta de colores y otros aspectos propios del branding. 

 Mejor Flujo de Trabajo Interno

Por otro lado, la secuencia de tareas y procesos que llevan adelante tus empleados se puede optimizar con el software de citas. Podrás programar de manera más fácil los tiempos de atención, en relación con los tiempos de back office o las reuniones internas.

Como hemos visto, entonces, la incorporación de un software de citas aporta una serie de beneficios y estrategias concretas en diversas áreas operativas del negocio. Pensemos ahora cómo funciona, en la práctica, esta tecnología. 

 Así Funciona el Software de Citas Online

Imaginemos que esa mañana tu cliente necesita tomar una cita para resolver un problema de atención al cliente. 

Mientras toma su café, accede a tu página web o app para agendar una cita. Elige el tipo de trámite que necesita realizar, y el día y horario cuando le queda cómodo concurrir. Para finalizar, el sistema le pide al cliente que confirme sus datos.

Previo a la cita, el sistema le enviará al cliente un mail o SMS, según su preferencia, para recordarle la cita y pedirle que confirme asistencia. 

Al recordarle el turno al cliente hay menos probabilidades de citas canceladas o perdidas por olvido. Incluso en caso de que no pueda concurrir, podrá dar de baja el turno y reprogramarlo. Pero además podemos reafirmar lo que debe llevar o de qué modo debe presentarse a la reunión.

Por ejemplo, en tiempos de pandemia reforzar la necesidad de concurrir con barbijo, respetar el distanciamiento social y ser riguroso en cuanto al horario que se le asignó. 

Cuando el cliente llega, tu equipo ya está listo para atenderlo: hay un asesor disponible (sin tiempos muertos para el cliente o el equipo), sabe a qué viene (por lo que pudo contactar con otras áreas implicadas) y puede llamarlo por su nombre (a todos nos gusta sentir que nos están esperando). 

Solo queda resolver el motivo de la visita y luego, cuando el cliente ya se ha retirado, enviar una encuesta de satisfacción: ¿que le pareció a tu cliente el canal de comunicación, el modo de atención y la manera de resolver su necesidad?

¿Qué Necesito para Implementar un Software de Citas Online? 

Si ya comprendiste cómo funciona el software y te decidiste a aplicarlo, surge la siguiente pregunta: ¿qué necesito para implementarlo en mi empresa?

Aquí tenemos buenas noticias. No se necesitan equipos especiales, ni tener un departamento de TI, para poder utilizar el software de citas online. 

Es una solución tecnológica ampliamente solicitada, ya que es simple de utilizar y no requiere ningún conocimiento técnico previo.

En todo caso se trata de elegir el software que mejor se adapta a tus necesidades y asegurarte acerca del servicio de atención al cliente que ofrece la compañía que lo provee.

Industrias y Sectores que pueden Implementar un Software de Citas Online y Mejorar la Experiencia de Clientes

Empresas de todos los rubros, ONG y organizaciones gubernamentales pueden beneficiarse con la implementación de un software de citas online. 

Un dato de color: las empresas que más se beneficiaron con el software durante la pandemia son, paradójicamente, las que trabajaban sin turnos, como la banca. Esta tecnología les permitió volver a la atención personal garantizando el respeto del distanciamiento social. Y siempre la tecnología que llega, lo hace para quedarse. 

A fin de cuentas es lo que sucedió en peluquerías, estéticas, algunas librerías y otros negocios de cercanía como ópticas y tiendas de indumentaria o calzado.

Si se trata de una clínica, el software permite ofrecer a los pacientes reserva de turnos para los diversas especialidades médicas y servicios, como enfermería, el vacunatorio o el laboratorio. 

En ese caso, incluso, es factible trabajar de manera coordinada cuando el paciente requiere de la asistencia de varias especialidades. Podrás organizar la visita a partir de un plan de recorrido, para que haga todo el mismo día.

Finalmente, consideremos los grandes movimientos de personas que se dan en las oficinas públicas y otras organizaciones no gubernamentales. Un sistema de turnos online facilita la gestión de los trámites a la vez que regula el flujo de público. 

Como vemos son múltiples beneficios y usos posibles de un software de este tipo.

Conclusión 

No quedan dudas, entonces, de que un software de citas online es una solución escalable y a medida de cualquier negocio o empresa. Facilita los procesos internos en relación con la afluencia de público, ya se trate de clientes, pacientes, ciudadanos o usuarios. 

En todos los casos —y como siempre que se trata de un software—, la mejor opción será aquella que se ajuste a tus medidas y resuelva de manera efectiva cuestiones propias de tu negocio.

Para ello es fundamental contar con datos precisos que permitan orientar la búsqueda para concretar, luego, la aplicación de un software que mejore la customer experience del cliente externo, a la vez que mejore procesos, rendimiento y performance del cliente interno. 

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