Cómo un Sistema de Turnos Online Puede Hacer tu Clínica Más Eficaz

En la era digital en la cual nos encontramos inmersos, aggiornarse y adaptarse a los continuos cambios es indispensable. Por ello, contar hoy con un sistema de turnos online en tu clínica ya no solo es necesario, es una obligación.

Según el informe publicado por Allied Market Research, se espera que para el 2026, el mercado global de software de programación de citas alcance los 546,31 millones de dólares.

Contar hoy con un sistema de turnos online en tu clínica no es necesario, es una obligación.

¿Nos acompañas a conocer más sobre este sistema y por qué debes implementarlo en tu centro de salud?

¿Qué es un Sistema de Turnos Online y Cómo Funciona?

Es un software de agendamiento y administración que permite el control absoluto de las filas de atención de pacientes en forma electrónica y con mensajes automáticos de confirmación.

El sistema de citas online resulta un software amigable, escalable y flexible a las necesidades de tu clínica. 

El sistema de turnos online es un software de agendamiento y administración que permite el control de las filas de atención en forma electrónica y con el envpio de mensajes automáticos.

El funcionamiento del sistema de turnos online es sencillo e intuitivo para los pacientes: 

• Primero, ingresa al programa a través de la página web de la clínica;
• luego, escoge la especialidad y el profesional a visitar, el día y la hora;
• seguidamente ingresa sus datos personales y,
• por último, confirma la reserva.

Una vez que el paciente ha realizado la reserva en la agenda médica online, el software se ocupa de enviar una confirmación automática (vía SMS o email) tanto al paciente como al profesional de la cita.

Además, el personal de la clínica puede realizar un seguimiento de los turnos y enviar información relevante vía SMS o email. Los profesionales también tienen la posibilidad de dar de alta una nueva cita para el paciente, ingresando al programa.

De esta manera, la sincronización paciente/profesional se da sin complicaciones. Y el sistema se ocupará de recordar la fecha y hora de la cita agendada, el nombre del profesional y la especialidad sobre la que se realizó la reserva de turno.  

El Impacto del Sistema de Turnos Online en la Clínica

El uso de un sistema de turnos online tiene una serie de impactos positivos en toda clínica que lo implemente. Los más importantes se dan a nivel productividad, comunicación y efectividad.

El sistema otorga gran cantidad de datos que pueden traducirse en reportes y estadísticas. Gracias a ello, puedes conocer, por ejemplo, el desempeño individual de los profesionales de la salud y sus colaboradores; así como el desempeño general de la clínica.

Dicha información te permite generar, a posteriori, estrategias que superen necesidades reales detectadas y generar resultados positivos a nivel operativo, experiencial y financiero.

Ahora te estarás preguntando:

¿Por Qué Implementar un Sistema de Turnos Online en tu Clínica?

Un sistema de turnos online aporta  beneficios tangibles y medibles tanto a tu organización como a los pacientes. Veamos algunos de los más importantes:

1. Flexibilizas el Proceso de Agendamiento de Citas con Disponibilidad 24/7

Teniendo en cuenta que la necesidad de un paciente puede surgir en cualquier momento, un servicio de salud con horario limitado es insuficiente. Ante ello, este sistema permite la flexibilidad de agendar una cita las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 

El paciente puede acceder a la web de la clínica cuando dispone de unos minutos, desde cualquier dispositivo con conexión a internet, para ver la agenda de días y horarios disponibles de cada especialista en tiempo real.

2. Eliminas los Tiempos de Espera de los Pacientes

Los pacientes se olvidan del tedioso proceso de solicitar un turno mediante un call center o en forma presencial. Con este sistema solo deben ingresar a la aplicación o página web de la clínica, buscar el turno que más le conviene y listo. 

Con el sistema de turnos online los pacientes se olvidan del tedioso proceso de solicitar un turno mediante un call center o en forma presencial.

3. Disminuyes la Aglomeración de Pacientes en los Corredores y Pasillos

El personal de la clínica ingresa a la plataforma la agenda con los días y horarios disponibles para cada especialista. De esta manera, se evita tener que cuadrar horarios con los pacientes y ellos, vivenciar procesos incómodos y largas esperas.

Asimismo, los pacientes no necesitan llegar a la clínica para concretar una cita con un especialista. Solamente necesitan un celular, tableta o computadora para gestionar la visita, el día y horario de su preferencia.

4. Descongestionas el Call Center: Atiendes Solo Emergencias

Generalmente la congestión de los call centers de las clínicas se dan por consultas sobre convenios con obras sociales, prestación de un servicio en particular, disponibilidad de turnos, entre otras dudas frecuentes de los pacientes.

¿Cómo solucionar en gran medida este inconveniente? La respuesta es sencilla: Implementando un sistema de turnos online en tu clínica. Esta solución permite que los pacientes realicen dichas consultas de manera autogestiva y obtengan la información en unos cuantos clics.

5. Disminuyes los Errores de Agendamiento

Como ya sabes, es difícil coordinar varias citas médicas para un solo día. Más si el plantel cuenta con varios profesionales y cada uno con su agenda de turnos. 

Con este sistema de turnos online evitas muchos inconvenientes al respecto, como agendar dos citas superpuestas para el mismo médico o que alguien se olvide de una cita. El sistema opera con algoritmos de precisión que impiden cometer este tipo de errores tan comunes.

6. Favoreces el Cumplimiento de las Medidas Sanitarias por Covid-19

Con la pandemia por Covid-19 los centros de salud debieron implementar un estricto protocolo. Entre las recomendaciones se encuentra el evitar espacios concurridos, mantener distanciamiento social, evitar consultas innecesarias, espaciar los turnos, entre otras.

Con esta herramienta, el paciente puede solicitar tranquilamente su turno a través de internet colaborando con el buen funcionamiento de la clínica y cumplimiento de protocolos.

7. Reduces Costos Económicos y Operativos de la Clínica con un Sistema de Turnos Online

Atender las demandas de los pacientes en forma telefónica, implica la tercerización del servicio o la contratación de un equipo especializado para tal fin, además de una infraestructura determinada. Cualquiera de estas situaciones resultan en costos incrementados.

La implementación de un sistema de turnos online te permite reducir notoriamente los costos de al menos dos utilidades:

• Equipos de atención telefónica que administran las innumerables llamadas diarias para la clínica pero que no llegan a cubrir totalmente las necesidades de los pacientes.
• Llamadas telefónicas realizadas por el personal de la clínica para confirmar turnos o exámenes agendados.

Por otro lado, este reacomodamiento de las llamadas libera personal de esa tarea y puedes asignarlo en áreas críticas o sensibles sin aumentar la cantidad de recursos humanos. 

8. Puedes Priorizar los Convenios de Mayor Valor

El sistema permite que la organización optimice la gestión de convenios y priorice los de mayor valor. Por ejemplo, obras sociales administradas por la clínica, quien retiene total o parcialmente los aportes y asume la responsabilidad de  otorgar un buen servicio de salud. 

9. Disminuyes Costos de Llamadas

Una de las problemáticas frecuentes en las clínicas donde gestionan los turnos mediante llamada telefónica es, justamente, el alto número de llamadas que quedan sin responder y de aquellas realizadas para recordatorios, cancelaciones o reprogramación de turnos.

Con el sistema online, el personal recibe una alerta cada vez que un paciente solicita una cita y puede, a partir de allí, realizar cualquier modificación necesaria y enviar notificaciones automáticamente a los pacientes (recordatorios, confirmaciones, promociones, por ejemplo) vía SMS o email.

10. Reduces el Ausentismo y Citas Perdidas

Uno de los problemas más conocidos en los centros de salud es la alta tasa de ausencia con elevados pérdidas en dinero y en tiempo, tanto para la clínica en sí como para los profesionales que cobran por número de atenciones.

Aquellas clínicas que cuentan con el apoyo de un sistema de turnos online, pueden controlar esta problemática. ¿Por qué? Porque esta herramienta envía en forma automática mensajería recordatoria a los pacientes por SMS o email.

Además, el paciente puede cancelar o reagendar fácilmente su turno, porque también envía mensajes recordatorios.

Con un Sistema de Turnos Online la herramienta prefecta para mejorar la Experiencia Global del Paciente

¿Por qué lo decimos? Porque todo el proceso es más fácil, rápido y confiable. El paciente autogestiona su turno desde la comodidad de su hogar o del lugar donde esté y desde cualquier dispositivo, sin complicaciones.

Al respecto, recordemos que, según las estadísticas recogidas por MarketerosLatam, el 67% de las personas se frustran y cuelgan al no conectarse rápidamente con un agente. 

Además, el uso del sistema de turnos online, deja tiempo libre a los empleados para que realicen acciones que agregan valor al servicio: sanar dudas de los pacientes, escucharlos y resolver sus problemas.

Brinda la oportunidad de hacer un  seguimiento de todo el proceso del paciente de manera sencilla, lo que optimiza el servicio de atención. Dicho de otro modo, mediante la información que brinda el sistema es posible conocer a cada paciente y qué necesita para mejorar la calidad de la experiencia.

Conclusión

La era digital de la cual formamos parte ha fusionado los mundos on-line y off-line. La rutina de las personas ha sido automatizada y gran parte de su accionar se lleva a cabo en lìnea. Este contexto se agudiza debido a la pandemia por Covid-19 y el distanciamiento social que se recomienda.

Las personas tienen su mirada puesta más que nunca en aquellas organizaciones que implementan tecnologías para vivenciar experiencias placenteras y eficaces y los servicios de salud no están exentos de ello.

Una de las soluciones más efectivas para las clínicas es la implementación de un sistema de turnos online el cual permite un retorno de inversión positivo, mejora la calidad de servicio y la gestión del tiempo, tanto de los pacientes como del personal. 

Este sistema de agendamiento ofrece beneficios tangibles para todos los involucrados en el proceso del customer journey: reduce costos operativos, reduce tiempos de espera, flexibiliza el agendamiento de citas, mejora el nivel de satisfacción del paciente y la credibilidad de la organización en el mercado. 

Además, presenta indicadores y permite el cruce de datos y emisión de reportes e informes de suma utilidad para gestionar las estrategias organizacionales y para la toma de decisiones. 

¿Eres consciente del gasto que implica la gestión de turnos por llamadas y las pérdidas debido a pacientes que no se presentan a las citas?

Un sistema de turnos online es la respuesta para solucionar dichos índices financieros ya que, por ejemplo, permite al paciente autogestionar su turno en pocos clics, llevar a cabo el seguimiento de tal turno, cancelar o reagendar citas, enviar mensajería vía SMS o email. 

¿Aún tienes dudas de implementar este sistema en tu clínica y empezar a disfrutar de sus ventajas y beneficios?