Atualmente, muitos laboratórios farmacêuticos conduzem seus processos de forma manual, e a atribuição de turnos continua sendo um desafio.Isso gera ineficiência, atrasos e, acima de tudo, longas esperas para os pacientes.
Neste artigo, queremos compartilhar algumas razões pelas quais deveria ser implementado um sistema de turnos digitais em um laboratório.
Um sistema que beneficia tanto a equipe quanto os usuários. Vamos começar!
Tabla de contenido
O que é um sistema de turnos digitais para um laboratório?
É um software desenvolvido para gerenciar e agilizar a fila de pessoas que estão aguardando atendimento para coleta de amostras de laboratório, retirada de resultados, etc.
Além disso, permite atribuir um turno aos pacientes de maneira mais organizada e acompanhar quantos deles estão na espera, quanto tempo estão na fila e revisar relatórios para avaliar:
- Quantidade de atendimentos pelos profissionais.
- Receitas.
- Desistências.
- Tempos de espera.
- Nível de serviço.
E que, de acordo com as necessidades do laboratório, permite configurar alertas automáticos para desvios. Quais? Por exemplo, tempos de atendimento excessivos que atrasam o atendimento a outros pacientes.
Um sistema de turnos é uma ferramenta que permite conhecer o fluxo de pacientes e se preparar melhor para visitas esporádicas que ocorrem no dia a dia de instituições como essas.
Este sistema dá aos pacientes a opção de agendar um turno pela web, aplicativo; e até mesmo pelos totens ou quiosques disponíveis nas sedes.
A ferramenta de turnos permite que os pacientes acompanhem seu turno por meio das telas ou de seus celulares para se dirigirem à filial apenas quando for a vez deles.
Os pacientes evoluíram e têm outras demandas
Anos atrás, era normal encontrar uma longa fila ao chegar ao laboratório para pagar pelos exames e esperar muito tempo para ser chamado.
Agora, os pacientes sentem frustração e repulsa por viverem essa mesma situação nos dias de hoje.
Eles não apenas exigem serviços adequados, mas também rapidez no atendimento para aproveitar o tempo da melhor maneira possível.
Sentir que tiveram uma má experiência os levará não apenas a dar uma baixa pontuação ao serviço, mas a contar o ocorrido para pelo menos outras 10 pessoas, afetando, evidentemente, a reputação da marca.
Fazer os usuários perderem tempo, além de causar irritação, é completamente perigoso.
Então, por que a transformação digital no setor de saúde é crucial e como um sistema de turnos digitais beneficia um laboratório? Vamos ver a seguir…
Razões para Implementar um Sistema de Turnos Digitais em um Laboratório
1. A experiência dos pacientes é mais satisfatória
Saber, por exemplo, em quanto tempo será atendido através do acompanhamento do turno nas telas ou no celular elimina qualquer incerteza sobre o tempo de espera.
Ao realizar esse acompanhamento pessoalmente, o paciente pode aproveitar o tempo em outros lugares ou em outras atividades e se dirigir à filial apenas quando for ser atendido.
Por exemplo, esperar no carro ou antecipar a compra de medicamentos.
O tempo ocioso desaparece, e as pessoas percebem que o laboratório valoriza-as como clientes.
2. A atenção da equipe é melhor
É verdade que o foco de todas as empresas são os clientes, mas a qualidade dos colaboradores também é fundamental.
Eles perceberem que as salas estão lotadas e que os clientes fazem comentários negativos pode desgastá-los mentalmente e até mesmo resultar em um atendimento ruim.
O sistema de turnos digitais torna sua equipe mais produtiva ao programar tempos de atendimento para cada procedimento e, caso estejam excedendo o tempo, receber um alerta para acelerar o processo e não incomodar o próximo da fila.
Uma ferramenta como esta ajuda os operadores a se sentirem calmos, e a satisfação que experimentam em seu trabalho é transmitida aos pacientes.
3. Há total rastreabilidade do fluxo do paciente
Desde o momento em que o cliente solicita seu turno pela web, pelo chatbot do WhatsApp ou mesmo pelo quiosque nas filiais, é possível acompanhar todo o seu fluxo.
Identificar a razão de sua visita, se foi encaminhado de outro ponto do laboratório, até a avaliação de seu serviço.
Com isso, é possível entender realmente as necessidades e oferecer um atendimento personalizado que faça a diferença em relação a outros laboratórios.
4. O tempo de espera dos pacientes é mais bem avaliado
Ao conhecer o fluxo de pessoas que estão esperando dentro da filial, é possível usar o sistema de sinalização digital para planejar e programar conteúdos estratégicos que façam os pacientes perceberem que o tempo que passaram é menor.
Aqui, você pode usar vídeos instrutivos; por exemplo, sobre como deve ser uma boa lavagem das mãos para prevenir doenças.
O conteúdo das telas pode ser automatizado para que, de acordo com quem está na sala, sejam transmitidos determinados conteúdos.
5. Encaminhar o cliente ao canal de atendimento adequado
Um laboratório deveria ter procedimentos que podem ser resolvidos por meio de uma videoconsulta em vez de assistência nas filiais.
Caso isso aconteça em seu laboratório, o sistema de turnos pode encaminhar o cliente para a obtenção do mesmo, tanto para atendimento virtual quanto presencial.
6. As filiais são descongestionadas
Como mencionamos, um paciente pode marcar um turno para ser atendido em breve sem precisar esperar dentro da filial.
Quanto mais clientes se aproximam apenas quando são chamados, menor é a quantidade de pessoas que permanecem nas instalações.
Isso faz com que os laboratórios pareçam menos congestionados e melhora significativamente a imagem da marca.
Qual sistema de turnos digitais posso usar para meu laboratório?
Na Debmedia, entendemos as necessidades do setor de saúde e especificamente dos laboratórios. Por isso, desenvolvemos um sistema de fila virtual e turnos, além de outras soluções para que as filas tradicionais não sejam um problema.
Nosso sistema é completamente integrável e personalizável com a identidade visual do laboratório para melhorar os tempos de espera nas filiais.
