Sistema de agendamento online para melhorar a eficiência em clínicas

Na era digital em que estamos imersos, manter-se atualizado e adaptar-se às mudanças contínuas é indispensável. Portanto, ter hoje um sistema de agendamento online em sua clínica não é apenas necessário, é uma obrigação.

Segundo o relatório publicado pela Allied Market Research, espera-se que até 2026, o mercado global de software de agendamento de consultas alcance US$ 546,31 milhões.

Contar hoje com um sistema de agendamento online em sua clínica não é necessário, é uma obrigação. Vamos explorar mais sobre esse sistema e por que você deve implementá-lo em sua clínica?

O que é um Sistema de Agendamento Online e Como Funciona?

É um software de agendamento e gerenciamento que permite o controle total das filas de atendimento de pacientes eletronicamente, com mensagens automáticas de confirmação.

O sistema de agendamento online é um software amigável, escalável e flexível às necessidades de sua clínica.

O funcionamento do sistema de agendamento online é simples e intuitivo para os pacientes:

1. Primeiro, acesse o programa pelo site da clínica;
2. Em seguida, escolha a especialidade e o profissional a ser visitado, o dia e a hora;
3. Depois, insira seus dados pessoais e,
4. Por fim, confirme a reserva.

Depois que o paciente faz a reserva na agenda médica online, o software envia uma confirmação automática (via SMS ou e-mail) tanto para o paciente quanto para o profissional da consulta.

Além disso, a equipe da clínica pode acompanhar os agendamentos e enviar informações relevantes via SMS ou e-mail. Os profissionais também têm a opção de marcar uma nova consulta para o paciente, acessando o programa.

Dessa forma, a sincronização paciente/profissional ocorre sem complicações. E o sistema se encarregará de lembrar a data e hora da consulta agendada, o nome do profissional e a especialidade para a qual a reserva foi feita.

O Impacto do Sistema de Agendamento Online na Clínica

O uso de um sistema de agendamento online tem uma série de impactos positivos em toda a clínica que o implementa. Os mais importantes ocorrem em termos de produtividade, comunicação e eficácia.

O sistema fornece uma grande quantidade de dados que podem ser traduzidos em relatórios e estatísticas. Isso permite que você conheça, por exemplo, o desempenho individual dos profissionais de saúde e de seus colaboradores, assim como o desempenho geral da clínica.

Essas informações permitem que você desenvolva estratégias para superar necessidades reais identificadas, gerando resultados positivos em termos operacionais, de experiência e financeiros.

Por Que Implementar um Sistema de Agendamento Online em sua Clínica?

Um sistema de agendamento online traz benefícios tangíveis e mensuráveis tanto para sua organização quanto para os pacientes. Vejamos alguns dos mais importantes:

1. Flexibiliza o Processo de Agendamento de Consultas com Disponibilidade 24/7

Dado que a necessidade de um paciente pode surgir a qualquer momento, um serviço de saúde com horário limitado é insuficiente. Portanto, esse sistema permite a flexibilidade de marcar uma consulta 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Os pacientes podem acessar o site da clínica quando tiverem alguns minutos, de qualquer dispositivo com conexão à internet, para ver a agenda de dias e horários disponíveis de cada especialista em tempo real.

2. Elimina os Tempos de Espera dos Pacientes

Os pacientes esquecem o tedioso processo de solicitar um turno por meio de um call center ou pessoalmente. Com este sistema, eles só precisam acessar o aplicativo ou site da clínica, procurar o turno que mais lhes convém e pronto.

3. Reduz a Aglomeração de Pacientes nos Corredores e Passagens

A equipe da clínica insere na plataforma a agenda com os dias e horários disponíveis para cada especialista. Dessa forma, evita-se a necessidade de combinar horários com os pacientes, proporcionando a eles processos mais convenientes e evitando longas esperas.

Além disso, os pacientes não precisam ir à clínica para marcar uma consulta com um especialista. Eles só precisam de um celular, tablet ou computador para gerenciar a visita no dia e horário de sua preferência.

4. Descongestiona o Call Center: Atende Apenas Emergências

Geralmente, a congestão dos call centers das clínicas ocorre devido a consultas sobre convênios com seguradoras, prestação de um serviço específico, disponibilidade de turnos, entre outras dúvidas frequentes dos pacientes.

Como resolver em grande parte esse problema? A resposta é simples: implementando um sistema de agendamento online em sua clínica. Essa solução permite que os pacientes façam essas consultas de forma autônoma e obtenham as informações em poucos cliques.

5. Reduz os Erros de Agendamento

Como você sabe, é difícil coordenar várias consultas médicas para um único dia, especialmente quando há vários profissionais na equipe e cada um com sua agenda de turnos.

Com esse sistema de agendamento online, evitam-se muitos problemas, como marcar duas consultas sobrepostas para o mesmo médico ou alguém esquecer de uma consulta. O sistema opera com algoritmos de precisão que impedem a ocorrência desses erros tão comuns.

6. Favorece o Cumprimento das Medidas Sanitárias por Covid-19

Com a pandemia de Covid-19, os centros de saúde precisaram implementar um protocolo rigoroso. Entre as recomendações estão evitar espaços lotados, manter o distanciamento social, evitar consultas desnecessárias, espaçar os turnos, entre outras.

Com esta ferramenta, o paciente pode solicitar tranquilamente seu turno pela internet, colaborando com o bom funcionamento da clínica e o cumprimento dos protocolos.

7. Reduz Custos Econômicos e Operacionais da Clínica com um Sistema de Agendamento Online

Atender às demandas dos pacientes por telefone implica a terceirização do serviço ou a contratação de uma equipe especializada, além de uma infraestrutura específica. Ambas as situações resultam em custos elevados.

A implementação de um sistema de agendamento online permite reduzir significativamente os custos de pelo menos dois aspectos:

Equipas de atendimento telefônico que gerenciam as inúmeras chamadas diárias para a clínica, mas que não conseguem atender totalmente às necessidades dos pacientes. Chamadas telefônicas feitas pela equipe da clínica para confirmar consultas ou exames agendados.

Além disso, essa reorganização das chamadas libera pessoal dessa tarefa e permite que eles sejam alocados em áreas críticas ou sensíveis, sem aumentar a quantidade de recursos humanos.

8. Pode Priorizar os Convênios de Maior Valor

O sistema permite que a organização otimize a gestão de convênios e priorize os de maior valor. Por exemplo, convênios administrados pela própria clínica, que retém total ou parcialmente as contribuições e assume a responsabilidade por fornecer um bom serviço de saúde.

9. Reduz Custos de Chamadas

Um dos problemas frequentes em clínicas que gerenciam os turnos por meio de chamadas telefônicas é o alto número de chamadas não atendidas e aquelas realizadas para lembretes, cancelamentos ou reagendamentos de turnos.

Com o sistema online, a equipe recebe um alerta sempre que um paciente solicita uma consulta e pode, a partir daí, fazer qualquer modificação necessária e enviar notificações automaticamente aos pacientes (lembretes, confirmações, promoções, por exemplo) via SMS ou e-mail.

10. Reduz o Absenteísmo e as Consultas Perdidas

Um dos problemas mais conhecidos em centros de saúde é a alta taxa de ausência, resultando em perdas significativas em termos de dinheiro e tempo, tanto para a clínica quanto para os profissionais que recebem por número de atendimentos.

Clínicas que contam com um sistema de agendamento online podem controlar esse problema. Por quê? Porque essa ferramenta envia automaticamente mensagens de lembrete aos pacientes por SMS ou e-mail.

Além disso, o paciente pode cancelar ou reagendar facilmente sua consulta, pois também recebe mensagens de lembrete.

Com um Sistema de Agendamento Online, a Ferramenta Perfeita para Melhorar a Experiência Global do Paciente

Por quê? Porque todo o processo é mais fácil, rápido e confiável. O paciente autogerencia seu turno da comodidade de sua casa ou de onde estiver, em qualquer dispositivo, sem complicações.

Lembrando que, segundo estatísticas da MarketerosLatam, 67% das pessoas ficam frustradas e desligam se não se conectam rapidamente com um agente.

Além disso, o uso do sistema de agendamento online deixa tempo livre para os funcionários realizarem ações que agregam valor ao serviço: esclarecer dúvidas dos pacientes, ouvi-los e resolver seus problemas.

Oferece a oportunidade de acompanhar todo o processo do paciente de maneira simples, otimizando o serviço de atendimento. Em outras palavras, por meio das informações fornecidas pelo sistema, é possível conhecer cada paciente e suas necessidades para melhorar a qualidade da experiência.

Conclusão

A era digital na qual estamos inseridos fundiu os mundos online e offline. A rotina das pessoas foi automatizada, e grande parte de suas ações acontece online. Esse contexto se acentua devido à pandemia de Covid-19 e ao distanciamento social recomendado.

As pessoas estão mais do que nunca de olho nas organizações que implementam tecnologias para vivenciar experiências agradáveis e eficazes, e os serviços de saúde não estão isentos disso.

Uma das soluções mais eficazes para as clínicas é a implementação de um sistema de agendamento online, que proporciona retorno positivo do investimento, melhora a qualidade do serviço e a gestão do tempo, tanto para os pacientes quanto para a equipe.

Este sistema de agendamento oferece benefícios tangíveis para todos os envolvidos no processo da jornada do cliente: reduz custos operacionais, diminui tempos de espera, flexibiliza o agendamento de consultas, melhora o nível de satisfação do paciente e a credibilidade da organização no mercado.

Além disso, apresenta indicadores e permite a análise de dados e a geração de relatórios úteis para gerenciar estratégias organizacionais e a tomada de decisões.

Você está ciente dos custos envolvidos na gestão de turnos por chamadas e das perdas devido a pacientes que não comparecem às consultas?

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