Sistema de agendamento de consultas: tudo o que precisa de saber

Você está considerando implementar soluções para otimizar o serviço de atendimento ao cliente?

Um software de agendamento online pode ser a solução tecnológica ideal e neste post vamos te contar por quê.

Considerar a implementação de um software de agendamento online é um passo importante. Neste post, oferecemos todas as informações necessárias para tomar a decisão.

O que é um Sistema de agendamento de consultas?

Vamos começar: um software de agendamento online é um módulo para gestão de turnos.

Ele permite que empresas de diversos setores ofereçam aos seus clientes um sistema de agendamento de turnos de forma remota, 24 horas por dia, todos os dias do ano.

Isso facilita os agendamentos, mesmo fora do horário de atendimento ao público. Além disso, ele está integrado a outras soluções digitais, permitindo um acompanhamento completo do compromisso com o cliente.

Para que Serve um Software de Agendamento Online

Um módulo de agendamento online permite que seus clientes agendem um turno com agilidade, diretamente do seu site ou aplicativo móvel.

O software ajuda a reduzir as esperas nas filiais e o congestionamento das linhas telefônicas. Não mais perda de tempo em chamadas telefônicas para o cliente, e, ao mesmo tempo, o pessoal disponível pode se ocupar de outras tarefas.

Você poderá organizar sua agenda de turnos de forma ágil e eficiente. Sua informação estará sempre atualizada e disponível com um clique.

Quando você consegue gerenciar os turnos de forma eficaz, diminui o risco de seus clientes procurarem a concorrência por não conseguirem agendar um compromisso com sua empresa.

Isso não termina aqui, há ainda mais benefícios!

Como um Software de Agendamento Online pode Ajudar sua Empresa?

Você pode estar se perguntando: que tarefas o software de agendamento online facilita para mim? Bem, ele ajudará a simplificar e agilizar o trabalho da equipe de atendimento ao cliente. E, com isso, claro, a experiência do cliente melhora.

Vamos explorar juntos alguns aspectos sensíveis dessas melhorias:

Organização do Atendimento

Um software de agendamento online facilita a organização do atendimento nas filiais. Os clientes podem agendar seus turnos com antecedência, enquanto o software fornece informações detalhadas sobre seus clientes.

Pensemos em uma clínica, quantas vezes, ao não conseguir um turno por telefone, o paciente recorre ao pronto-atendimento?

Com as perguntas certas, é possível gerenciar não apenas o turno atribuído, mas também antecipar o que ocorrerá na consulta.

Controle do Fluxo de Clientes na Filial

Com um sistema de agendamento online, você conseguirá controlar o fluxo de clientes em sua filial.

O software permite intercalar os clientes que chegam espontaneamente com os agendados com antecedência. Dessa forma, os clientes sem agendamento prévio não são um problema para sua equipe.

Você pode configurar a porcentagem de clientes a serem intercalados. Por exemplo, escolher atender 70% dos compromissos previamente agendados e os 30% restantes sem agendamento, ou 50/50, conforme necessário. Além disso, você pode optar por atender apenas clientes com horário marcado, se sua empresa assim o exigir.

Os softwares de agendamento online se tornaram populares com a pandemia de covid-19, pois ajudam a evitar aglomerações. Eles fornecem uma solução que respeita o distanciamento e ajuda a prevenir contágios nas filiais.

Há mais: você quer saber qual é a melhor característica do software? Permite um nível de previsão das necessidades do cliente. Vamos ver do que se trata isso.

Previsão, Antecipação e Planejamento no Atendimento ao Cliente

Um software de agendamento online permite otimizar o atendimento ao cliente com base nas informações fornecidas pelo cliente no momento do agendamento. Assim, é possível adotar uma abordagem proativa em relação ao problema do cliente.

Quando o cliente solicita um agendamento, ele especifica o motivo da visita. Neste momento, podemos incluir todas as perguntas relevantes para que os consultores possam planejar um atendimento personalizado.

Saber o motivo da visita permite alertar o cliente – por e-mail ou SMS – sobre o que ele deve trazer para concluir o procedimento no mesmo dia.

Por exemplo, se for necessário algum documento específico, ou se for uma consulta médica, alguma condição específica: horas de jejum, não trazer joias ou objetos de metal, etc.

Além disso, o trabalho da equipe interna é agilizado, pois terão toda a documentação necessária para realizar o procedimento ou as condições para avançar na consulta.

E nem precisamos mencionar os índices de satisfação do cliente quando sentem que tudo foi resolvido em uma única consulta. Quem gosta de ter que retornar porque houve uma falha na comunicação dos requisitos?

Potencializa o Tempo e a Eficiência dos Funcionários

Fica claro que conhecer previamente qual é o problema do cliente nos permite maximizar a eficácia do atendimento que nossa equipe oferece. Estaremos um passo à frente, preparados para a visita.

Essa proatividade permitirá que seus funcionários dediquem mais tempo a oferecer um atendimento de qualidade, em vez de ocupá-lo com burocracias e outras tarefas que podem já estar prontas antecipadamente.

Um ponto extra: com a implementação do software, reduzimos as falhas dos funcionários ao agendar mal os turnos, um detalhe não insignificante.

Alinhado ao exposto anteriormente, saber com antecedência uma estimativa confiável de quantos clientes esperamos receber no dia nos permite nos preparar, evitando picos de trabalho, por exemplo. Consequentemente, estamos potencializando a eficácia da equipe.

Vantagens de Ter um Software de Agendamento Online em sua Filial

Neste ponto, sabemos para que serve e como o software ajuda nossa empresa. Agora, exploraremos algumas vantagens-chave de implementá-lo em sua filial.

1. Melhores Experiências para seus Clientes

Sem dúvida, queremos que os clientes tenham experiências gratificantes em nossa filial.

Implementar essa tecnologia melhora a experiência na filial, quando permite ao cliente controlar seu tempo. Não há longas esperas nem tempos mortos, graças a uma excelente gestão do fluxo de clientes e usuários.

Além disso, por meio desse software, você pode registrar as preferências e preocupações de seus clientes. E como dissemos em outras ocasiões, a informação é tudo. Você pode fazer previsões sobre os períodos do mês com mais consultas, identificar as consultas mais frequentes e até mesmo projetar estratégias de fidelização.

O cliente terá uma experiência agradável na filial e se envolverá com sua marca.

2. Aumento na Satisfação dos Clientes

Como mencionamos, é claro, os benefícios da implementação de um software de agendamento online por si só impactam nos índices de satisfação do cliente.

Que cliente não se sentirá cuidado e considerado quando pode resolver seus problemas com sua empresa de maneira rápida, sem esperas e com um atendimento de qualidade?

Isso implica desde agendar o turno com uma disponibilidade de acesso 24/7 até um atendimento personalizado na filial.

Clientes felizes e satisfeitos com o que você oferece, ou seja, com sua experiência do cliente, resultarão em mais vendas porque aumenta o índice de Lifetime Value de seus clientes.

Por outro lado, também existem vantagens técnicas a serem consideradas:

3. Solução Escalável

O software de agendamento online é capaz de se ajustar com base nos requisitos de sua empresa. Por ser uma solução escalável, pode aumentar a capacidade de processamento de dados e incorporar novos usuários à medida que sua empresa cresce.

Além disso, você pode adicionar funções específicas de seu setor. Tudo isso sem perder a qualidade de funcionamento. Como peças que se encaixam sob demanda, o software se adapta ao seu modo de trabalho.

Essas soluções escaláveis, por outro lado, também permitem a incorporação de elementos de design relacionados à sua marca. É possível integrar botões específicos em seu site ou perfis de redes sociais que incluam seu logotipo, paleta de cores e outros aspectos de branding.

4. Melhor Fluxo de Trabalho Interno

Além disso, a sequência de tarefas e processos realizados por seus funcionários pode ser otimizada com o software de agendamento. Você poderá programar de maneira mais fácil os horários de atendimento, em relação aos horários de back office ou às reuniões internas.

Como vimos, então, a incorporação de um software de agendamento traz uma série de benefícios e estratégias concretas em diversas áreas operacionais do negócio. Vamos pensar agora em como essa tecnologia funciona na prática.

Como Funciona o Software de Agendamento Online

Vamos imaginar que, numa manhã, seu cliente precisa agendar um compromisso para resolver um problema de atendimento ao cliente.

Enquanto toma seu café, ele acessa seu site ou aplicativo para agendar um compromisso. Escolhe o tipo de trâmite que precisa realizar e o dia e horário que lhe são convenientes. Para finalizar, o sistema pede que ele confirme seus dados.

Antes do compromisso, o sistema enviará ao cliente um e-mail ou SMS, conforme sua preferência, para lembrá-lo do compromisso e pedir que confirme a presença.

Ao lembrar o compromisso ao cliente, há menos chances de cancelamentos ou perdas de compromissos por esquecimento. Mesmo que ele não possa comparecer, poderá cancelar o compromisso e reagendá-lo. Além disso, podemos reforçar o que ele deve levar ou como deve se apresentar na reunião.

Por exemplo, em tempos de pandemia, reforçar a necessidade de comparecer com máscara, respeitar o distanciamento social e ser pontual com o horário atribuído.

Quando o cliente chega, sua equipe já está pronta para atendê-lo: há um consultor disponível (sem tempos mortos para o cliente ou para a equipe), sabe por que ele veio (porque pôde entrar em contato com outras áreas envolvidas) e pode chamá-lo pelo nome (todos gostamos de nos sentir esperados).

Só resta resolver o motivo da visita e, em seguida, quando o cliente já saiu, enviar uma pesquisa de satisfação: o que seu cliente achou do canal de comunicação, do modo de atendimento e da forma como sua necessidade foi resolvida?

O que Preciso para Implementar um Software de Agendamento Online?

Se você já entendeu como funciona o software e decidiu aplicá-lo, surge a seguinte pergunta: o que eu preciso para implementá-lo em minha empresa?

Aqui temos boas notícias. Você não precisa de equipamentos especiais nem de um departamento de TI para poder usar o software de agendamento online.

É uma solução tecnológica amplamente solicitada, pois é simples de usar e não requer nenhum conhecimento técnico prévio.

Em todo caso, trata-se de escolher o software que melhor se adapta às suas necessidades e se certificar sobre o serviço de atendimento ao cliente oferecido pela empresa que o fornece.

Indústrias e Setores que podem Implementar um Sistema de agendamento de consultas e Melhorar a Experiência de Clientes

Empresas de todos os setores, ONGs e organizações governamentais podem se beneficiar com a implementação de um software de agendamento online.

Um dado interessante: as empresas que mais se beneficiaram com o software durante a pandemia são, paradoxalmente, aquelas que trabalhavam sem agendamentos, como os bancos. Essa tecnologia lhes permitiu voltar ao atendimento pessoal garantindo o respeito ao distanciamento social. E sempre a tecnologia que chega, chega para ficar.

No final das contas, foi o que aconteceu em salões de beleza, estéticas, algumas livrarias e outros negócios locais como óticas e lojas de vestuário ou calçados.

Se for uma clínica, o software permite oferecer aos pacientes a reserva de turnos para diversas especialidades médicas e serviços, como enfermagem, vacinação ou laboratório.

Nesse caso, é possível trabalhar de maneira coordenada quando o paciente precisar da assistência de várias especialidades. Você poderá organizar a visita a partir de um plano de roteiro, para que ele faça tudo no mesmo dia.

Por fim, consideremos os grandes movimentos de pessoas que ocorrem em órgãos públicos e outras organizações não governamentais. Um sistema de agendamento online facilita a gestão de trâmites ao mesmo tempo que regula o fluxo de público.

Como vemos, são múltiplos os benefícios e usos possíveis de um software desse tipo.

Conclusão

Não há dúvidas, então, de que um software de agendamento online é uma solução escalável e sob medida para qualquer negócio ou empresa. Facilita os processos internos em relação ao fluxo de público, seja ele de clientes, pacientes, cidadãos ou usuários.

Em todos os casos – e como sempre que se trata de um software -, a melhor opção será aquela que se ajusta às suas medidas e resolve de maneira eficaz questões próprias do seu negócio.

Para isso, é fundamental contar com dados precisos que permitam orientar a busca para concretizar, depois, a aplicação de um software que melhore a experiência do cliente externo, ao mesmo tempo em que melhore os processos, o desempenho e a performance do cliente interno.