Sistema de gestión de filas para instituciones públicas y gubernamentales

Las entidades gubernamentales tienen una labor importante: administrar los recursos y responder a las necesidades de los habitantes de forma eficiente.

Para poder hacerlo de la forma en cómo se necesita es claro que, adoptar medidas de transformación e implementar un sistema de gestión de filas para instituciones públicas y gubernamentales es fundamental.

Los ciudadanos quieren realizar los trámites rápido, de forma segura y evitar la congestión en las colas.

Por eso, un sistema de gestión de filas es necesario para controlar el tiempo de atención, agilizar el tiempo de espera y mejorar la experiencia de los ciudadanos.

¿5 cosas que pasan cuándo no se tiene un sistema de gestión de filas en instituciones del gobierno?

1. Las tasas de abandono son más altas

Cuando los ciudadanos llegan, esperan en una larga fila y sienten que su tiempo se está perdiendo y esta no avanza, simplemente deciden abandonar en lugar, así sin más.

Los usuarios que se van de esta forma se van insatisfechos y sin la resolución de su problema por lo que llega la segunda consecuencia.

2. Hay mayor posibilidad de tener mala reputación

El voz a voz de los ciudadanos es mucho más poderoso de lo que los equipos de las oficinas creen. Pueden por completo desvirtuar la organización. Esto hará que la confianza que se tiene en entidades como estas disminuya.

3. Existe desconocimiento de visitas en el día y asignación de personal

No todos los días sobre la misma hora, existe el mismo flujo de personas, ni menos para los mismos trámites. Cuando no se ha implementado un sistema de colas es casi imposible:

1. Prever a qué van las personas.
2. Identificar cuál es su necesidad para prepararse de manera previa para prestar atención.
3. Asignar la cantidad de ejecutivos adecuada y evitar las congestione.
4. Disponer la cantidad de recursos necesarios para que algunos no sean inoficiosos.

4. Hay poca personalización en el servicio

Sin un sistema de gestión de turnos es más complejo reunir información de cada ciudadano y poder personalizar la atención y los servicios.

Según BRP Consulting: el 64% de los compradores ve con buenos ojos que sus datos personales y sus gustos sean registrados en la base de datos de una empresa a cambio de recibir un trato personalizado.

Más allá de la cantidad de trámites que los funcionarios puedan realizar, es importante que puedan ofrecer personalización en el servicio. Esto contribuye enormemente a elevar los índices de satisfacción.

5. Se presenta mayor desconocimiento de estadísticas en tiempo real

Para tomar acción hay que medir y dar seguimiento a los números; por ejemplo:

• Tiempo real de atención
• Cantidad de atenciones
• Ingresos
• Nivel de servicio
• Abandonos

¿Por qué tener un sistema de gestión de filas para instituciones públicas y gubernamentales?

Es sencillo, una plataforma como esta disminuye el tiempo de espera que de los usuarios para ser atendidos y resolver sus necesidades.

Permite además, mejorar su experiencia al optimizar su viaje y sobre todo autogestionarse.

También, un sistema de gestión de filas ayuda a reducir las filas extensas, un dolor de cabeza para los usuarios, así como elevar la calidad en la atención.

Cuando hay un sistema de gestión de colas en oficinas del gobierno la distribución de la carga operativa mejora, por lo que se consiguen colaboradores más satisfechos que a su vez mejoran la calidad de la atención.

Finalmente, otro de los beneficios es que se automatizan procesos

¿Cómo funciona un sistema de gestión de colas para oficinas del gobierno?

Al implementar un sistema como el de Debmedia; por ejemplo, debes configurar la herramienta de acuerdo a la cantidad de sucursales, funcionarios, trámites, etc.

Esto te permitirá:

1. Llamar los turnos a través de algoritmos por: orden de llegada, prioridad, trámite, clientes o combinaciones de ambos.
2. Establecer modelos de atención dinámicos a través de inteligencia artificial.
3. Visualizar métricas .y exportar reportes para medir la eficiencia y comprar estadísticas entre usuarios, sucursales, trámites.
4. Integrar el sistema de gestión de colas con otros programas ya que cuenta con API documentada o integraciones de sistemas preexistentes.
5. Desarrollar estrategias y herramientas que mejoren el proceso de toma de decisiones a través de herramientas de BI.

Para los ciudadanos es muy sencillo porque simplemente

1. Hace el registro de su llegada a través de QR o tótem.
2. Espera el llamado para ser atendido.
3. Es llamado a través de voz, móvil o pantallas dentro de las sucursales.
4. Es atendido por un funcionario.
5. Al terminar la atención puede calificar el servicio si también se cuenta con el sistema de encuestas como el de Debmedia.

Sistema de gestión de filas para instituciones públicas y gubernamentales, conoce más…

En este artículo sobre Sistema de Gestión de Filas: Conoce Qué es y los Beneficios para tu Empresa te explicamos los aspectos generales a tener en cuenta si estás buscando una herramienta para incorporar un sistema de gestión de filas.

¿Cuál software implementar?

En Debmedia contamos con soluciones de gestión de colas y más herramientas que permiten mejorar la experiencia de los ciudadanos.

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