No cabe duda que ciudadanos y funcionarios quieren mejores experiencias en los procesos de atención y que, a través de un sistema de citas en oficinas del gobierno se pueden conseguir.
En la actualidad, el agendamiento de citas para trámites no solo facilita la atención al ciudadano, también, ayuda a predecir la congestión en las sucursales para asignar el número de servidores correcto y planear mejores visitas.
Tabla de contenido
- 1 Los sistemas de citas y las ventajas para las oficinas del estado
- 2 Otras ventajas del sistema de citas para oficinas del gobierno
- 3 ¿Qué configuraciones debería permitir el sistema para el agendamiento de citas a los ciudadanos?
- 4 ¿Qué debería ayudarle a saber un sistema electrónico de citas a los funcionarios de entidades gubernamentales?
- 5 ¿Qué problemas resuelve un software de citas para oficinas del gobierno?
- 6 ¿Qué programa de citas para oficinas del gobierno usar?
Los sistemas de citas y las ventajas para las oficinas del estado
La digitalización del gobierno ha traído consigo el desarrollo de múltiples soluciones para optimizar tiempo, recursos y agilizar los trámites.
Una de esas es; justamente, los sistemas electrónicos de citas como el de Debmedia que permiten a los usuarios agendar una cita en pocos clics a través de un portal web.
Conectados a CRMs, los sistemas de citas permiten a los ciudadanos reservar para una hora y fecha específica en alguna de las sedes desde el lugar en el que se encuentren.
Un sistema de citas para oficinas del gobierno puede ser utilizado por cualquier usuario que tenga acceso a Internet y es muy intuitivo.
Embebidas en la web de la organización y personalizable de acuerdo a su identidad corporativa, las agendas de citas, ayudan incluso, a disminuir la carga operativa de los call center.
Además, contribuyen a disminuir la espera dentro de las oficinas ya que las personas se acercan únicamente al estar próximos a ser atendidos.
Un sistema de citas para oficinas del gobierno permite priorizar la atención frente a los usuarios que llegan de forma esporádica y evitar la frustración que sienten al permanecer tanto tiempo en espera.
Otras ventajas del sistema de citas para oficinas del gobierno
- Permite conocer con anticipación qué ciudadano irá a la sucursal para planificar su atención.
- Organiza todo el flujo de usuarios y permite a los funcionarios prepararse mejor.
- Optimiza el tiempo de los funcionario públicos.
- Disminuye el porcentaje de abandono.
- Permite utilizar recordatorios a través de SMS, Mail o incluso WhatsApp.
- Moderniza las entidades.
¿Qué configuraciones debería permitir el sistema para el agendamiento de citas a los ciudadanos?
Configuraciones avanzadas como:
- Horario de atención.
- Tiempos de tolerancia de los turnos para cada trámite.
- Rango de fechas a mostrar disponibles.
- Usuario preferencial para atender esa cita.
- Cantidad de usuarios simultáneos en un mismo rango horario.
¿Qué debería ayudarle a saber un sistema electrónico de citas a los funcionarios de entidades gubernamentales?
- Cuántos usuarios asisten.
- Cuál es su necesidad y por qué tomaron la cita.
- Cuánto tiempo pasan en espera.
- Cuánto tardan en el proceso de atención.
¿Qué problemas resuelve un software de citas para oficinas del gobierno?
Primero: Modelos de atención obsoletos y desconectados en los que los usuarios solo pueden pedir citas a través de una llamada telefónica, tras pasar mucho tiempo de espera o solo a través de call center.
Segundo: Esperas y malas experiencia de los ciudadanos que tienen que acercarse presencialmente a resolver sus necesidades y que ante el gran flujo deben esperar largas filas.
Tercero: Falta de datos para asignar la cantidad correcta de funcionarios públicos que garanticen el flujo óptimo y los tiempos de espera adecuados.
Cuarto: Desconocimiento previo de los ciudadanos y de los motivos por los cuáles asisten a las oficinas.
¿Qué programa de citas para oficinas del gobierno usar?
El software de citas debe contar con requisitos básicos para que sea realmente una excelente estrategia para mejorar la experiencia de los ciudadanos y de los mismo equipos de atención.
Debe ser fácil de implementación, intuitiva para los usuarios, configurable de acuerdo a las necesidades de cada entidad, contar con un equipo de soporte para su implementación.
¿Cuál sistema de citas usar? Presentamos la solución de citas de Debmedia que acompañado de otros sistemas como atención virtual, fila virtual, encuestas y cartelería mejoran la experiencia de los ciudadanos.
Ya tenemos experiencia y casos de éxito en oficinas; por ejemplo de México. Conoce su historia en el siguiente video.
Para conocer nuestro sistema y ver cómo podría usarse dentro de la organización da clic aquí.
